Wie im eigenen Büro, nur schneller
Best Practice aus dem darmstadtium
Wer sich nicht ständig, kleinteilig und immer wieder darum kümmern muss, dass die Technik funktioniert, der kann sich ganz auf Inhalte und den Erfolg seiner Veranstaltung konzentrieren. In Zeiten von „Bring your own device“ und Interaktivität gibt es trotzdem noch Akteure im Kongressmarkt, die Veranstalter mit langen Aufbau-, Verkabelungs- und Abbauarbeiten nerven; oder gar mit manchmal oder nur punktuell funktionierenden LAN- oder WLAN-Anbindungen und dem mühsamen Abstimmen einer technologischen Grundausstattung, die für Unternehmen jeder Größe „zuhause“ längst Standard ist.
Das geht auch anders.
Das darmstadtium positioniert sich als IT-Hotspot für nachhaltige Veranstaltungen als Hightech-Kongresszentrum mit Schwerpunkt auf Wirtschaft und Wissenschaft. Patrick Gaußmann, ITK-Leiter des darmstadtium: „Großkunden und namhafte IT-Unternehmen wissen zu schätzen, was wir alles bei uns anbieten und umsetzen können. Sie reisen an und übernehmen ein funktionstüchtiges, schnelles und sicheres Netzwerk – wie im eigenen Büro, nur schneller.“
Beispiel 1: Kongress eines großen Chemiekonzerns
Für einen großen Chemiekonzern ist Technik ein heikles Thema und muss einfach perfekt klappen. Auch ohne Generalprobe muss der Ablauf funktionieren wie abgesprochen. Für den Kongress hatte man ein interaktives Votingsystem über eine App geplant, das den Teilnehmern die Beteiligung während des Vortrags ermöglichte. Die Ergebnisse wurden direkt und live in Charts eingebaut. Das Voting wurde vom darmstadium vorbereitet, die App auf Smartphones installiert, die den Teilnehmern zur Verfügung gestellt wurden. Über das hauseigene WLAN konnten die Teilnehmer dann einfach loslegen. Das darmstadtium war eines der ersten Kongresszentren, das den ac-Standard eingeführt hat. Der bietet eine erstklassige Wireless-Anbindung mit hoher Verbindungsgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit, mit Abdeckung aller öffentlichen Gebäudebereiche.
Beispiel 2: Europäische Organisation für Satelitennutzung
Immer mehr Veranstaltungen treffen auf ein globales Interesse, müssen Teilnehmer, Zuhörer, Referenten aus aller Welt zuschalten. Für die Europäische Organisation für Satelitennutzung wurde die Veranstaltung im darmstadtium live in die ganze Welt übertragen, ohne Ruckeln, Zuckeln oder Verzögerungen. Dazu ist eine hohe Übertragungsgeschwindigkeit und Bandbreite erforderlich. „Bei uns geht es immer über den Standard hinaus“, erklärt Patrick Gaußmann, ITK-Leiter des darmstadtium. „Denn alles funktioniert natürlich nur so gut, wie die Infrastruktur ist.“
Beispiel 3: Product-Launch eines Softwareanbieters
Um eine sichere, stabile Anbindung ging es auch bei der Produktneuvorstellung eines amerikanischen Software-Unternehmens. In sogenannten Hands-on-Zonen wurden verschiedene Software-Anwendungen gezeigt und den Teilnehmern zum Ausprobieren zur Verfügung gestellt. Diese Anwendungen wurden über die gesamte Veranstaltung hinweg vom unternehmenseigenen Server in den USA gehostet.
Beispiel 4: Digitales Leitsystem – Multimediale Teilnehmerinformation
Technik ist aber nicht nur WLAN: ein IT-Hotspot muss mehr können, am Besten seine Besucher umfassend aber sanft an die Hand nehmen und dahin führen, wo „man“ gerade sein muss oder ggf. auch „mal hin muss“. Im darmstadtium gibt es mehr als 50 Anzeigeflächen, die Orientierung innerhalb des Hauses bieten. Sie sind großflächig über den gesamten Gebäudekomplex verteilt und bieten quasi Rundumunterstützung. Neben multimediafähigen Orientierungsstelen in den Foyers und Infoscreens für den großen Saal "spectrum" verfügt auch jeder Konferenzraum über ein multimediales Türschild.
Das moderne, multimediale Wegeleitsystem lässt sich prima in Veranstaltungskonzepte einbinden und zum Beispiel mit der Veranstaltungswebseite verbinden. So stehen aktuelle Informationen medienübergreifend sofort zur Verfügung.
Mehr Orientierung – weniger Stress.
Das ist wichtig, denn ein reibungsloser Veranstaltungsablauf hängt in hohem Maße von der Funktionsfähigkeit der angebotenen Technik ab. Funktioniert sie „geräuschlos“, ist sie unsichtbar. Das ist gut für alle Beteiligten. Funktioniert sie nicht, ist der Störeffekt enorm. Daher wird die technische Ausstattung immer öfter genannt, wenn man Planer nach der Entscheidung für oder gegen ein Kongresszentrum fragt. Auch wenn Lage, Anbindung, Hotelangebot am Standort, Attraktivität der Destination, Größe und Raumangebot der Tagungsstätte, Nachhaltigkeitsaspekte, etc. wichtig bleiben: Innovation bringt Vorteile und hebt das darmstadtium vom Markt ab – sogar mit Brief und Siegel, denn während der IMEX 2014 wurde das darmstadtium mit dem ersten INCON Digital Infrastructure Award für erstklassige digitale Infrastruktur in Kongresszentren ausgezeichnet und konnte sich damit vor Melbourne und Amsterdam an die internationale Spitze setzen.
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Bilderquelle: Jürgen Mai / darmstadtium