Wann ist die Deadline?
Work-Life-Balance-Tipps für Eventmanager
Nach der hektischen Veranstaltungshauptsaison ist der Sommer die Zeit im Jahr, in der wenige Veranstaltungen stattfinden und man ein bisschen durchatmen kann. Es ist aber auch ein günstiger Zeitpunkt, seine Arbeitsabläufe zu durchleuchten und zu optimieren, damit man nicht nur im Veranstaltungstrubel den Überblick, sondern im bevorstehenden heißen Eventherbst auch die Work-Life-Balance im Blick behält.
Die Work-Life-Balance ist ein Thema, von dem immer wieder die Rede ist. Wie vereinbart man die beruflichen Anforderungen mit seinen privaten Bedürfnissen in einem ausgewogenen Verhältnis? Besonders für das Eventgeschäft ist die Frage dringend zu klären, weil wir ja dauernd unter Termindruck stehen und die Fähigkeit zum Multitasking gefragt ist. Dabei kommt das Privatleben oft zu kurz.
Alleine Amazon füllt gut 16 Ergebnisseiten nur mit Ratgebern zur Work-Life-Balance. Dabei reichen die Titel von Corporate Happiness als Führungssystem über Das Schoko-Prinzip, Erfolgreicher leben mit dem Freitagsprinzip bis hin zu Work-Life Bullshit - Warum die Trennung von Arbeit und Leben in die Irre führt.
Das ist genug Lesestoff, um ein individuell passendes Konzept zu finden, aber wäre das in der Eventbranche überhaupt umsetzbar?
Warum empfinden wir den Job als Eventmanager als so stressig?
Mit eines der Dinge, die ein Newcomer im Eventbereich als Erstes lernt, ist Deadlines einzuhalten. Egal ob zwei Tage vor Abgabe noch Dinge verändert werden sollen, eine Deadline kann man in der Regel nicht verschieben. Bei internationalen Events kommt außerdem die Zeitzonenproblematik hinzu und ein geregelter Arbeitstag ist kaum zu realisieren.
Im Messe- und Kongressbereich müssen Eventmanager zudem weitere Skills aufweisen. Von ihnen wird nicht nur gefordert, sich innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über die verschiedenen Branchen zu verschaffen, sondern sie müssen auch die großen Player oder die Innovatoren benennen können. Außerdem gilt es zu klären, wer die Zielgruppe ist, was sie definiert und mit welchen Themen sie sich aktuell beschäftigt.
Man braucht eine gehörige Portion Einfühlungsvermögen, um sich in die Bedürfnisse von Ausstellern, Sponsoren, Besuchern, Medienleuten etc. hineinzuversetzen: Dabei verliert man leider allzu oft den Fokus auf die eigenen Bedürfnisse.
Eventmanager machen sich Gedanken über jedes Detail, damit Veranstaltungen reibungslos und perfekt ablaufen können. Dieser Hang zum Perfektionismus sorgt bei guten Eventmanagern allerdings auch dafür, dass sie am Ergebnis immer noch etwas auszusetzen haben.
Einerseits führen all diese Aspekte dazu, dass der Beruf von Messe-, Kongress- oder Eventmanagern so anspruchsvoll ist, andererseits sind dies auch die Gründe, warum wir unseren Job so lieben. Sind wir einmal auf die Achterbahn namens Eventmanagement aufgesprungen, wollen wir dort nicht mehr so schnell aussteigen. Wir brauchen die Herausforderung, die Vorfreude, die Teamarbeit.
Trotz allem sollten Eventmanager und ihre Führungskräfte einige Dinge beachten, um nicht die eigene Gesundheit oder Freunde und Familie zu vernachlässigen.
Wie kann man als Eventmanager/in Stress verhindern?
Checklisten, Zeit- und Ablaufpläne sowie Regiepläne sind die Bibel für Eventmanager. Mit ihrer Hilfe sorgen wir für einen möglichst reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung und freuen uns, wenn nicht nur alles wie geplant läuft, sondern die Teilnehmer zudem begeistert sind. Warum nutzen wir diese Hilfsmittel nicht auch in unserem Privatleben?
Lassen Sie bei der Zeit- und Ablaufplanung Ihre eigenen Interessen einfließen. Planen Sie Zeit für Familie, Freunde, Sport, Kultur oder auch für das Nichtstun ein. Die Freizeit ist ebenso wichtig wie die Arbeitszeit. Wir brauchen sie, um neue Energie zu schöpfen, uns zu motivieren oder offen für Anregungen zu sein. Sie schaffen dies, indem Sie Termine mit sich vereinbaren, diese in Ihren Kalender eintragen und genauso ernstnehmen wie berufliche Verpflichtungen.
Probieren Sie etwas Neues aus. Wenn Sie beispielsweise gerne Golf spielen, besuchen Sie doch mal ein Musical, oder umgekehrt. Neue Dinge bringen Sie auf neue Gedanken und erweitern Ihren Horizont - auch in beruflicher Hinsicht.
Entspannen Sie sich einmal ohne erreichbar zu sein. Internet, E-Mails und Smartphones sind ein großer Segen – dadurch sparen wir viel Zeit und Aufwand bei der Planung. Doch manchmal können die modernen Medien auch zum Fluch werden. Nehmen Sie sich bewusst eine Auszeit von der digitalen Welt.
Setzen Sie auf Teamarbeit. Statt alles selbst zu erledigen, lernen Sie zu delegieren und Ihre Arbeitskollegen einzubinden. Das beinhaltet auch Ihren Teammitgliedern zu vertrauen und Verantwortung an sie zu übertragen.
Führen Sie sich immer wieder vor Augen, warum Sie im Eventgeschäft arbeiten. Obwohl es durchaus stressige Phasen gibt, verschafft uns der Erfolg und die Anerkennung Befriedigung. Außerdem folgt in der Regel nach jeder Stressperiode auch wieder ein Entspannungstal.
Wie gewährleistet man als Führungskraft im Messe-, Kongress- und Eventgeschäft eine harmonische Work-Life-Balance für die Mitarbeiter?
Als Führungskraft kommt noch eine andere Verantwortung zum Thema Work-Life-Balance auf Sie zu. Es ist Ihre Pflicht, das Team, das Sie leiten, vor Überlastung und im schlimmsten Fall vor Burnout zu schützen.
Sprechen Sie regelmäßig mit den Mitarbeitern im Team, auch einzeln. Nutzen Sie hierzu nicht nur einen festen Jahrestermin, sondern gern auch mal die Pause in der Teeküche.
Achten Sie auf Verhaltensänderungen wie mangelnde Begeisterung oder anhaltende Niedergeschlagenheit. Wenn jemand nur noch mit betrübter Miene am Schreibtisch sitzt, dann ist etwas nicht in Ordnung. Ein guter persönlicher Draht zu den Teammitgliedern und eine offene Kommunikation helfen dabei.
Vergewissern Sie sich regelmäßig, ob das Arbeitspensum gerecht auf die Teammitglieder verteilt ist. Berücksichtigen Sie dabei die jeweiligen Stärken der Mitarbeiter und behalten Sie die Verteilung der Aufgaben im Blick.
Stellen Sie Teamplayer statt Einzelgänger ein. Bedenken Sie bei der Besetzung von neuen oder freigewordenen Stellen, welche Kompetenzen im Team über die reine Stellenbeschreibung hinaus noch benötigt werden.
Ein gutes Arbeitsklima und ein ausgeprägter Teamgeist wirken im Eventbereich Wunder und sind meist wichtiger, als nur auf die persönlichen Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter zu achten.
Fazit
Auch wenn der Job als Eventmanager einer der abwechslungsreichsten und spannendsten ist, gehört zum Leben mehr als nur Freude an der Arbeit. Ein entsprechender Ausgleich in der Freizeit ist wichtig, den unvermeintlichen Stress unbeschadet zu bewältigen.
Führungskräfte im Messe- und Kongressbereich sollten auf ein ausgewogenes Gleichgewicht zwischen dem Arbeitspensum und den persönlichen Bedürfnissen der Teammitglieder achten, um so langfristig qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden.
Jeder Mitarbeiter ist allerdings auch selbst gefordert, auf die Signale seines Körpers zu achten und sich nicht vom Stress dominieren zu lassen.
Gerade für Eventmanager ist es überlebenswichtig, auf eine ausgewogene Work-Life-Balance zu achten, um die Freude, die Energie und den Enthusiasmus für das Business zu erhalten. Das funktioniert allerdings nur, wenn man sich auch gleichzeitig gestattet, ein erfülltes Privatleben zu führen.
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