Best Practice - Mitarbeiterevent, Public Event, Themensammlung - Recht & Compliance

„Nur sichere Veranstaltungen sind schöne Veranstaltungen“

Die Expertin für Veranstaltungssicherheit, Kerstin Klode, erklärt im Interview, welche speziellen Sicherheitsanforderungen an „Special Locations“ gestellt sind und welche Regeln von Betreibern und Organisatoren einzuhalten sind.

Auch nach dem Weggang des ADAM & EVA-Awards nach Leipzig bleibt Mannheim eine spannende Destination rund um Themen der Veranstaltungswirtschaft. So findet am 23. Januar 2014 im Congress Center Rosengarten Mannheim ein Seminar zum Thema „„Spielregeln“ für sichere Veranstaltungen – Anwendung der Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV) auch für Special-Locations?" statt.

Mannheim liegt mit dem Seminar im Trend. Denn es besteht eine wachsende Nachfrage auf Seiten der Kunden und Agenturen nach neuen, unverbrauchten Locations.

Aber etwa auch Schlossbesitzer in Ostdeutschland, Behörden, Museen, Klöster oder weitere Betreiber „atypischer“ Veranstaltungslocations denken darüber nach, ihre Liegenschaften gewinnbringend zu vermarkten und für neue Zielgruppen zu öffnen.

Genau hier setzt das Seminar an, will das Angebot am Bedarf spiegeln und mit den Teilnehmern aktuelle Vorschriften, Genehmigungen und Sicherheitsfragen erörtern:

Schutzziele der MVStättV
Anwendungsbereich der MVStättV für Special Locations – Welche Genehmigungen sind erforderlich?
Grundlegende Betriebs- und Bauvorschriften der MVStättV (Bestuhlungspläne, Abstände, Fluchtwege, etc.)
Betreiberpflichten nach MVStättV
Welche Qualifikation muss das Personal meiner Versammlungsstätten haben?
Auswirkungen auf die Organisation von Veranstaltungen

Durchgeführt wird das Seminar von Diplom-Finanzwirtin Kerstin Klode. Nach dem Studium an der Fachhochschule der Bundesfinanzverwaltung mit dem Abschluss zur Diplom-Finanzwirtin war Kerstin Klode in verschiedenen Verwaltungsbereichen tätig. Seit 2004 ist sie selbstständig und berät bundesweit Betreiber von Versammlungsstätten.

Kerstin Klode im Interview mit dem MICE Club zu den „Spielregeln“ ihres Seminars in Mannheim:

Frau Klode, Sie und Ihr Kompetenzteam beraten zum Thema Veranstaltungssicherheit und Veranstaltungsmanagement. Aus welchen Bereichen kommen Ihre Kunden?

Wir beraten in der Regel Eigentümer und Betreiber von Schlössern, Klöstern, Burgen oder anderen Liegenschaften, die als Special Locations genutzt werden sollen. Die Eigentümer oder Betreiber sind häufig Körperschaften des Öffentlichen Rechtes oder Betreibergesellschaften, meist der öffentlichen Hand. Diese sind in Zeiten knapper Kassen gezwungen, neben Fördermitteln und den meist sehr knappen jährlichen Etats auch weitere Finanzierungsmöglichkeiten zu erschließen. Im Rahmen dieser wirtschaftlichen Überlegungen wird dann häufig die Frage gestellt, ob sich Einnahmen z.B. aus Vermietungen für Veranstaltungen erzielen lassen. Daneben besteht der Trend Hochzeiten oder Abendveranstaltungen, Tagungen oder Kongresse in ungewöhnlichen Räumen stattfinden zu lassen. Aber auch Konzert- oder Messeveranstalter z.B. von Garten- oder Lifestyle-Messen suchen verstärkt ungewöhnliche Veranstaltungsorte. Regelmäßig sind diese Liegenschaften jedoch baurechtlich nie als Versammlungsstätten genehmigt worden, so dass die Nutzung für Veranstaltungen mit hohem Aufwand verbunden ist. So entspricht z.B. die technische und sicherheitstechnische Ausstattung nicht denen eines Theaters oder einer modernen Mehrzweckhalle. Unsere Kunden sind daher unsicher, ob und in welchem Umfang sie bestimmte Veranstaltungen überhaupt durchführen können bzw. wie sie ihre Objekte wirtschaftlich nutzen können.

In der Veranstaltungsbranche setzt sich der Trend nach immer neuen und unverbrauchten Veranstaltungsstätten und Special Locations durch. Was sollten die Betreiber beachten, die etwa ein Schloss, eine Kirche oder ihr Grundstück für eine Firmenveranstaltung zur Verfügung stellen oder generell vermarkten wollen?

Ich bin der Meinung, dass ein Betreiber eine Special Location nur vermarkten kann, wenn es den gesetzlichen baulichen Anforderungen an eine Versammlungsstätte entspricht. Der Veranstalter oder Besucher muss bei dem Besuch von Veranstaltungen in diesen Gebäuden davon ausgehen, dass die Veranstaltungen in den Gebäuden auch sicher durchgeführt werden können. Wenn ein Betreiber ein Schloss oder eine umgebaute Fabrikhalle als Veranstaltungsort vermarkten will, muss er sich an die Regelungen der jeweiligen Landesverordnung halten. Dies bedeutet konkret, er muss in der Regel einen Antrag auf Nutzungsänderung bei den zuständigen Behörden stellen. Dies hat meist zur Folge, dass größere Umbauten und Investitionen in den Brandschutz erforderlich sind.

Wo setzen Sie konkret in der Beratung an? Welche Leistungen können Sie und Ihr Team Ihren Kunden zu Verfügung stellen?

Die allerwichtigste Frage ist in diesem Zusammenhang immer, für welche Besucher- bzw. Personenzahl, Flächen sowie Flucht- und Rettungswege vorhanden sind. Manchmal können auch zusätzliche Flucht- und Rettungswege geschaffen werden. Sind keine ausreichenden Flucht- und Rettungswege vorhanden und können diese auch nicht geschaffen werden, braucht das Objekt nicht weiter untersucht zu werden. Ein Kunde beabsichtigte, einen Gewölbekeller in einem Schloss als Veranstaltungsraum zu vermarkten. Dieser hatte nur eine steile, sehr schmale Stiege als Zugang, die als Flucht- und Rettungsweg für Personen aus dem Keller absolut ungeeignet war. Außerdem fehlte ein zweiter Rettungsweg. Es gab baulich keine Möglichkeit, weitere Flucht- und Rettungswege zu schaffen. Hier sahen wir absolut kein Potenzial für Veranstaltungen. Sind diese grundsätzlichen Fragen geklärt, gehen wir immer mehr ins Detail. Sollte bei der Klärung der ersten wichtigsten Fragen schon klar sein, dass das gewünschte Ziel nicht erreicht wird, werden weitergehende Detailfragen gar nicht mehr erörtert. Wird hingegen ein grundsätzliches Potenzial erkannt, werden weitere veranstaltungsspezifische Fragen erörtert. Wir machen dies bewusst immer in Absprache mit dem Kunden, Schritt für Schritt, bis hin zu einem konkreten Sicherheitskonzept für eine bestimmte Veranstaltung.

Wenn es um Sicherheitsfragen geht, denkt man zwangsläufig an die tragischen Ereignisse auf der Love Parade in Duisburg. Was haben wir von Duisburg gelernt? Wie hat Ihrer Meinung nach der Gesetzgeber reagiert?

Nach Duisburg hat sich die Herangehensweise an Veranstaltungen sehr geändert. So haben einige Bundesländer zwar nicht ihre Gesetze geändert, aber doch konkretere Konzepte erarbeitet, wie bei der Durchführung aber auch bei der Genehmigung von Veranstaltungen vorzugehen ist. Viele Genehmigungsbehörden schauen auch genauer hin, wo und welche Veranstaltungen geplant sind. Das Thema „Sicherheit bei Veranstaltungen“ hat sehr an Bedeutung gewonnen. Der Gesetzgeber hat bislang nicht reagiert oder musste es auch nicht. Wären die vorhandenen Vorschriften in Duisburg eingehalten worden, wäre es vielleicht nicht zu dieser Katastrophe gekommen. Vor Duisburg hat man diesen Regelungen sowohl auf Seiten der Behörden, aber auch auf Seiten der Veranstalter und Betreiber nicht überall die erforderliche Priorität eingeräumt. In den letzten Jahren forderten die zuständigen Genehmigungsbehörden jedoch immer häufiger konkrete Sicherheitskonzepte für die jeweiligen Veranstaltungen in solchen Special Locations von den Veranstaltern und Betreibern. Veranstalter gehen in der Regel nicht mehr ganz so naiv an die Nutzung solcher Veranstaltungsorte. Da Veranstaltungsorte und Veranstaltungen sehr unterschiedlich sind, ist es für den Gesetzgeber sehr schwierig, hier wirklich noch stärkere Richtlinien vorzugeben. Vielleicht würde dies auch dazu führen, dass eine Nutzung solcher Orte nicht mehr in dem Umfang möglich wäre. Was ich für wichtiger halte als weitergehende Gesetze, ist das Thema Aus- und Weiterbildung in der Branche. Hier meine ich nicht nur die Techniker, sondern vor allem die Mitarbeiter bei den Betreibern und Veranstaltern, die diese Veranstaltungen organisieren und vermarkten. Das Thema „Sicherheit bei Veranstaltungen und Arbeitsschutz“ sollte bereits in den Ausbildungen zum Veranstaltungskaufmann und auch in den Studiengängen stärker behandelt werden. Einige Bildungsträger und Hochschulen haben diesen Trend schon erkannt.

Bedeutet das im Ergebnis mehr Rechtssicherheit für alle Beteiligten - Kunden, Agenturen und Betreiber? Ist es einfacher oder schwieriger geworden, Veranstaltungen in Special Locations oder Off-Locations zu machen?

Wenn Sie mit schwieriger meinen, dass stärker darauf geachtet wird, dass Veranstaltungen in Special Locations auch sicher sind, dann ist es schwieriger, aber auch sicherer geworden. Früher haben sich viele Veranstalter und Betreiber nur daran orientiert, ob der Raum ausreichend groß für eine Veranstaltung ist. Ob die Besucher jedoch im Brandfall evakuiert werden können oder ob 1.000 Besucher überhaupt genügend Frischluft in einem Keller oder einer Tiefgarage bekommen oder was passiert, wenn der Strom ausfällt, das hat man nicht hinterfragt. Die Vorbereitungen sind daher anspruchsvoller und es werden mit Sicherheit längere Vorlaufzeiten für Veranstaltungen erforderlich. Es wird nach Duisburg auch mehr darauf geachtet, dass die erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden und die Auflagen erfüllt werden.

Am 23. Januar führen Sie im m:con – Congress Center Mannheim ein Spezialseminar durch. Das Thema: „„Spielregeln" für sichere Veranstaltungen - Anwendung der Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV) auch für Special-Locations?" Wer ist Ihre Zielgruppe und was erwartet die Teilnehmer in Mannheim?

Ich werde mit den Teilnehmern die „Spielregeln“ für Veranstaltungen in Special Locations erarbeiten. Die Vorschriften selber sind gar nicht so schwierig und umfangreich. Der Verordnungsgeber hatte jedoch eher Theater, Stadthallen oder Kongresszentren im Blick als die Landesverordnungen erlassen worden sind. Die Kunst ist es dieses Regelwerk auf die Special Locations zu übersetzen. Die meisten Teilnehmer wünschen sich hier einfache, klare Regelungen. Ich mache Ihnen immer klar, dass in der Verordnung auch viel Spielraum eingebaut ist. Wäre dies nicht der Fall, dann könnten in fast allen Special Locations gar keine Veranstaltungen mehr durchgeführt werden. Die Teilnehmer sollen diese grundlegenden Spielregeln der MVStättV erkennen und erhalten Tipps für die Umsetzung dieser Spielregeln in der Praxis. Sie können gerne auch konkrete Beispiele und Fragestellungen mit nach Mannheim bringen, anhand derer wir diskutieren können.

Eine letzte Frage von Seiten des MICE Clubs: Welche Tendenzen sehen Sie in der Veranstaltungswirtschaft? Wo werden die Veranstaltungen der Zukunft stattfinden?

Der Trend zur Nutzung ungewöhnlicher Locations wird anhalten. Es wird weiter nach ungewöhnlichen Veranstaltungsorten gesucht werden, in denen den Besuchern besondere Erlebnisse geboten werden. Ich hoffe, dass künftig das Thema „Sicherheit bei Veranstaltungen“ den gleichen Stellenwert bekommt, wie das Thema „Nachhaltigkeit“, das in der Branche ja auch seit Jahren diskutiert wird. Nur sichere Veranstaltungen sind auch schöne Veranstaltungen und nur mit solchen Veranstaltungen lassen sich auch die strategischen Ziele wie Kundenbindung oder Werbung und Marketing verfolgen. Aus Kundensicht wäre es daher wünschenswert, wenn es wie bei den Hotels auch eine Zertifizierung für solche Special Locations geben würde. Selbstverständlich sollten nur Special Locations zertifiziert werden, die Versammlungsstätten im Sinne der MVStättV sind und die baulichen und sicherheitstechnischen Anforderungen erfüllen.

Herzlichen Dank für das Interview.

Weitere Informationen zu Frau Klode sowie zur Teilnahme am Workshop finden Sie unter: www.kerstin-klode.de und www.ieca-mannheim.de.

Bildquelle: Kerstin Klode

Verfasse einen Kommentar