micelab:bodensee als Lernlabor für lebendige Kongresse
Bodenseeregion entwickelt Lernmodul für interaktives Meeting-Design
Es sind gerade die vermeintlich kleinen smarten Ideen, die den Unterschied machen zwischen einer wohldurchdachten aufmerksamkeitsfördernden Meetingarchitektur und einem ermüdend daherkommenden ewig gleich ablaufenden Kongressformat. Den Kuratoren Tina Gadow und Michael Gleich von ‚der kongress tanzt‘ wurde seitens der Bodenseeanrainer von Bodensee Meeting die Aufgabe übertragen, unter dem Motto „Wie erleben wir den Wandel in der MICE-Branche? Vor welchen Herausforderungen stehen wir?“ ein Lernmodul für die Beschäftigten der ortsansässigen Kongresslocations zu entwickeln.
Diese Schulung soll die einzelnen Dienstleister in den Locations – angefangen vom Eventbüro über den Caterer bis hin zum Technikdienstleister – befähigen, sich vom reinen Bereitsteller der eigenen Dienstleistung zum ‚echten‘ Berater für mehrwertorientierte Veranstaltungen in den eigenen Häusern weiterzuentwickeln: Das alles mit der Zielsetzung und dem missionarischen Eifer, dass Veranstalter und Kunden in der Bodenseeregion bei der Durchführung von Kongressen eine Beratungsexpertise für die Durchführung ihrer Veranstaltungen in Anspruch nehmen können, die ihre Veranstaltungen lebendiger und wirkungsvoller werden lassen und somit zu einer besseren Zielerreichung beitragen.
Jeder ist Experte
Dabei ist jeder Mitarbeiter eines Veranstaltungshauses – gleich welcher beruflichen ‚Herkunft‘ – ein „Experte“: Ob in der Geschäftsleitung, in der Beratung oder im Verkauf bis hin zum Servicepersonal, dem technischen Dienstleister oder dem Caterer. Denn – so die Philosophie des micelabs – jeder, der im Rahmen einer Veranstaltung eine Teilleistung erbringt, sollte die Zielsetzung einer Veranstaltung, das dafür förderliche Veranstaltungsdesign und alle damit verbundenen Absprachen und Zusammenhänge antizipieren. Nur so weckt man bei allen Beteiligten Verständnis und proaktive Unterstützung für das große Ganze.
Das im April 2017 im Würth Haus Rorschach angesetzte zweite Lernmodul des micelab:experts sollte genau dafür sensibilisieren. Und der MICE Club mit seinem Initiator Dominik Deubner war nicht nur als Experte, sondern auch als Storyteller mit dabei. Doch dazu später mehr. Der Schulterschluss zwischen den Initiatoren des micelabs und des MICE Clubs kommt nicht von ungefähr, verfolgen beide doch das gleiche Ziel: Veranstaltungen lebendiger, durchdachter, interaktiver und in der Folge zielorientierter zu gestalten.
Heterogenität der Teilnehmer = Das Wissen der Vielen
Wir waren also mittendrin, statt nur dabei und haben die Vielseitigkeit der Methodik und der angewandten Meeting-Design-Formate am eigenen Leib und am eigenen Praxisbeispiel erfahren dürfen. Als erstes fiel sehr positiv die Heterogenität der Teilnehmer auf: Wenn sich die Teilnehmer aus allen Gewerken und allen Hierarchiestufen bunt gemischt zusammensetzen, dann kommen auch möglichst viele verschiedene Blickwinkel, Meinungen, Perspektiven und Bedenken zu Tage. Gleichwohl verhindert die Heterogenität auch an der ein oder anderen Stelle eine inhaltliche Vertiefung, da zunächst die Grundlagenvermittlung im Fokus steht. Und jeder kommt zu Wort: Das zumindest ist die Idee eines partizipativ ausgerichteten Workshop-Designs, das viele Freiräume, Begegnungen und wechselnde Konstellationen von Gesprächssituationen immer wieder auf’s Neue inszeniert.
Dabei offenbart die zweieinhalb Tage dauernde Veranstaltung, dass insbesondere die unscheinbar daherkommenden kleinen ‚Methödchen‘ einen besonderen Charme versprühen und für die schönsten Überraschungs- und Erfahrungsmomente sorgen: Ob am ersten Tag das „Body-Voting“ in der Kennenlernrunde, an Tag 2 das blinde Gesichterzeichnen seines Gegenübers und die Geh-spräche als Reflexion der Eindrücke des Vortages und Wachrüttler am Morgen des dritten Tages. Diese kleinen Highlights stellen die Klassiker und etablierten Tools deutlich in den Schatten und zeigen ganz wunderbar auf, dass sich zwar viele Teilnehmer für die bekannten Methoden wie Fishbowl, Open Space und World Café interessieren. Die abschließende Feedbackrunde legt offen, dass die kleinen Momente im positiven Gedächtnis blieben, während die klassischen Methoden auch klassische Verhaltensweisen wie Vielrednerei und abgehobenen Profi-Talk nicht zu verhindern wissen.
Geschichten über den Wandel in der Branche
Bei all der Methodik kam aber auch der Diskurs zu branchenrelevanten Inhalten nicht zu kurz: Die im Vorfeld gebrieften sieben Storyteller berichteten in ihren Geschichten über den Wandel in der Branche, über das Scheitern, über verrohende Sitten und abgründige Verhaltens- und Kommunikationsmuster. Die Zuhörer ihrerseits lauschten konzentriert den Geschichten und nahmen sie mit der Collective Story Harvesting-Methode Stück für Stück, Schicht um Schicht auseinander, um im Anschluss aus verschiedenen Blickwinkeln in mehreren Reflexionsrunden aufzudecken, was es braucht, damit Wandel gelingt. „Erzähler wie Zuhörer haben erfahren, dass Storytelling eine sehr wirksame Form ist, um Lernerfahrungen zu teilen. Da gab es Aha-Erlebnisse auf beiden Seiten“, so Kurator Michael Gleich.
Der Laborcharakter des micelab:experts ist die große Stärke dieses unaufgeregten Lernmoduls für die Veranstaltungsbranche. Er fördert einen selbstlernenden Prozess der Teilnehmer mit der Zielsetzung, durch die eigene Erfahrung neuer Methoden der Zusammenarbeit Kunden aus Leidenschaft von interaktiven und unkonventionellen Meetingformaten zu überzeugen. Doch Kuratorin und Veranstaltungsdramaturgin Tina Gadow gibt zu bedenken, dass man seine Kunden nur dann ansteckt und neugierig macht, wenn die eigene Begeisterung echt sei: „Es gibt unendlich viele Methoden, Ansätze und Formate mit tollen Namen. Letztlich haben sie immer nur dienende Funktion: Sie sollen helfen, die Ziele einer Veranstaltung zu erreichen.“ Michael Gleich fasst die Herausforderung treffend zusammen „Schlägt ein Mitarbeiter eines Veranstaltungshauses einem Kunden neue Herangehensweisen oder Formate vor, dann bewegt er sich auf einem schmalen Grat zwischen Beratung aus eigener Begeisterung und Missionierung aus Besserwisserei.“
‚Kongress der Kongresse‘
Der weitere Kurs des micelab:bodensee ist klar gesteckt: Das Lernlabor möchte einen Anstoß für zielgerichtetere Veranstaltungen geben und die Branchenakteure der Event- und MICE-Branche dafür begeistern, neue Wege in der Interaktion und Zusammenarbeit bei Veranstaltungen zu gehen. Dafür werden im Rahmen einer mehrjährigen EU-Förderung des vier Länder übergreifenden Projektes verschiedene Module zur Erforschung, zum Ausprobieren und zur Vermittlung neuer Lernformen umgesetzt, an dessen Ende die Laborergebnisse in einen ‚Kongress der Kongresse‘ einfließen sollen. Was am Ende der Förderung bleibt, ist ergebnisoffen. Aber die Erkenntnisse sollen über die Förderdauer hinweg in ein wirtschaftlich auf eigenen Beinen stehendes tragfähiges Weiterbildungsformat für die Branche überführt werden.
Das nächste micelab:experts findet von 6. bis 8. November 2017 im Bodenseeforum Konstanz statt. Weitere Informationen unter www.micelab-bodensee.com. Der MICE Club wird den Prozess weiter begleiten und darüber berichten.
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Bildquellen: MICE Club, micelab:bodensee/Franz Sauerstein