Porträt, Best Practice - Tagung/Kongress, Themensammlung - Meetingarchitektur

„Immer wenn Menschen zusammenkommen, sollte es spannend sein. Wenn es langweilig wird, kann man es auch lassen.“

Berufsbilder in der Eventbranche – heute im Gespräch: Facilitator Tina Gadow

Tina Gadow (geboren 1975) ist Meeting-Facilitator, Beraterin und Veranstaltungsdramaturgin. Die frankophile Theaterwissenschaftlerin machte sich 2008 unter dem Motto „Vielfalt gestalten“ in Berlin selbstständig. Seitdem begleitet sie Teams, Organisationen und Projekte, designt und moderiert Formate für große und kleine Gruppen und berät Akteure aus Zivilgesellschaft, Politik und Kultur bei Veränderungsprozessen. Zudem ist sie Mitbegründerin des Netzwerks „der kongress tanzt“ und als Kuratorin engagiert im micelab:Bodensee. Seit 2017 ist sie Gesellschafterin von Kessels & Smit – The Learning Company GmbH in Deutschland.

MICE Club: Liebe Tina, Du bist „Meeting Facilitator“. Mit diesem Berufsbild können sicherlich viele Leser nichts anfangen. Wenn Du einen deutschen Begriff wählen müsstest, wäre Mediatorin, Kuratorin oder Moderatorin passend?

Es ist eigentlich keiner der deutschen Begriffe so richtig passend. Facilitator als „Ermöglicher“ und Begleiter eines Prozesses der Live-Kommunikation trifft den Kern meines Tuns am besten.

Der Moderator macht etwas anderes als der Facilitator: Als Moderatorin stehe ich auf der Bühne oder moderiere Gespräche und Diskussionen. Als Facilitator bin ich Teil des Prozesses und zugleich neutral außerhalb mit dem Spielraum, genau hinzuspüren und zugleich das große Ganze nicht aus dem Blick zu verlieren. Als Mediatorin habe ich es in erster Linie mit Konflikten zu tun, das ist also noch ein anderes Berufsfeld. Wobei die Zusatzausbildung als Mediatorin mir in meinem Job hilft, den Raum zu öffnen und zu halten, denn hier geht es viel um empathisches Zuhören und um Perspektivwechsel. Auch „Kuratorin“ ist anders besetzt, diesen Job mache ich vor allem für das mice:lab Bodensee – Inhalte kuratieren, konzipieren und voranbringen. Du siehst, die englische Sprache ist manchmal flexibler als die deutsche.

MICE Club: Zum Glück ist es ja nicht die Berufsbezeichnung, die Dein Tun bestimmt. Welche Tools und/oder welches Handwerkszeug benötigt ein Facilitator, um arbeiten zu können?

Du denkst jetzt bestimmt an den klassischen Moderatorenkoffer. So etwas habe ich, halte es aber nicht für auschlaggebend, denn Methoden stehen nicht im Vordergrund, sondern haben immer dienende Funktion. Ich selbst bin mein wichtigstes Material. Mit all meinen Erfahrungen, Kenntnissen, Kreativität und meinem ganzen „Ich“ entwickle ich für jede Interaktion die passenden Tools. Grundsätzlich ist Authentizität wichtig (auch wenn der Begriff schon etwas abgenutzt ist). Für mich bedeutet er, dass ich selbst mich mit meiner ganzen Person in einen Prozess einbringe, mit wachen Antennen, Klarheit und Flexibilität.

MICE Club: Meetings in Unternehmen haben keinen besonders guten Ruf: Vielerorts laufen sie extrem ineffizient ab und werden von den meisten Teilnehmern als Zeitverschwendung angesehen. Welchen Wert haben Zusammenkünfte von Menschen für Dich?

Begegnungen zwischen Menschen sind zunächst unabhängig von Ort und Kontext. Es ist also egal, ob Menschen in Meetings oder an einem anderen Ort zusammentreffen – Menschen sind immer erstmal Menschen, die ihre Bedürfnisse, Ängste und Wünsche nicht vor einer Bürotür ablegen. Wenn man das weiß und akzeptiert, dann geht es immer darum, Begegnungen menschlicher zu gestalten und eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen, in der die Menschen sich trauen, sich mit all diesem „Ballast“ zu zeigen.

Wenn wir das schaffen, sind Meetings auch keine Zeitverschwendung. Sie haben ihren schlechten Ruf fälschlicherweise – es geht bei der Kritik an Meetings immer um das „wie“ der Begegnung, nicht um die eigentliche Zusammenkunft.

MICE Club: Wie sollte das „wie“ denn sein?

Lebendig. Freudvoll. Interessant. Verspielt. Immer wenn Menschen zusammen kommen, sollte es spannend sein. Wenn es langweilig wird, kann man es auch lassen.

MICE Club: Und wie können wir mehr Spannung erzeugen?

Durch Authentizität. Menschen müssen sich in Meetings ernstgenommen und gesehen fühlen. Sie brauchen einen Vertrauensrahmen, in dem sie sich wahrhaft zeigen können. Nur dann entsteht die nötige Klarheit und Transparenz für einen Rahmen, in dem die Dinge angesprochen werden, die wirklich wichtig sind. Und dann hast Du die Spannung, immer.

In den klassischen Unternehmensmeetings sagen zu viele zu wenig. Weil sie Angst haben, weil sie glauben, dass ihre Meinung oder ihre Sicht auf die Dinge nicht zählt. Für eine offene Gesprächskultur ist Führung gefragt, um z.B. Tabus anzusprechen und zu beseitigen – auf welcher Ebene und auf welche Art auch immer. Das kann die Unternehmensführung sein, die Führungsperson im Meeting oder eben ich als Facilitator, wenn ich merke, dass das berühmte Krokodil unter dem Tisch liegt, aber alle so tun, als wäre es nicht da. Dieser Angstmacher muss dann zunächst mal auf den Tisch, damit alle ihn sehen und darüber reden können.

MICE Club: Wie muss „Führung“ für Dich im Meetingumfeld agieren, um das „Krokodil“ zu entmachten?

Wenn ich als Führungskraft in einem Meeting kreativ und humorvoll bin und mich verletzlich zeige, dann kann ich Vorbild für andere sein. „Das weiß ich gerade auch nicht“ oder „Heute ist nicht mein Tag“ – solche Sätze machen Mut, die eigenen Lücken zu offenbaren. Und sorgen paradoxerweise dafür, dass die Führungskraft selbst als starke Persönlichkeit anerkannt wird. Wenn der oder die „da vorne“ sich hinter Floskeln und Fakten versteckt, bleibt man selbst auch in Deckung.

Die innere Haltung ist wichtig – Methoden können immer nur helfen, einen Rahmen zu schaffen. Wenn einmal ein authentisches, klares Kommunikationsmodell gefunden ist, dann kommen die Ideen. In so einem Rahmen trauen sich die Teilnehmer plötzlich Vorschläge zu machen, den Prozess mitzugestalten, inhaltlich oder auch methodisch die Führung zu übernehmen („Wollen wir mal eine Runde gehen?“ „Können wir das aufschreiben, das erscheint mir wichtig.“).

MICE Club: Wie schaffen wir die Basis für solche Meetings, was rätst Du Meeting-Initiatoren, die keinen Facilitator zur Hand haben?

Sie brauchen nicht immer einen Facilitator, sie brauchen vor allem Lust am Austausch und die oben schon benannte innere Haltung. Natürlich ist es sehr hilfreich, sich eine Palette von Kommunikationstools anzueignen, das habe ich in Fortbildungen und mit meiner Mediatoren-Ausbildung auch getan. Aber wichtiger ist die Haltung und eine klare Vision davon, wie man künftig zusammenarbeiten will. Die hilft immer dann, wenn es holperig wird. Und – Fragen stellen und den Antworten wirklich zuhören. Ein aufrichtiges „Wie meinst Du das, wenn Du sagst …?“ bringt die Kommunikation in Schwung.

MICE Club: Du sprichst gerade Deine Mediatoren-Ausbildung an. Du brauchst sicherlich eine Menge Soft Skills, um Deinen Job gut zu machen? Oder anders gefragt, was brauchst Du, um alle Teilnehmer zum bestmöglichen Beitrag zu motivieren?

Es hilft sicherlich, wenn man sich ab und zu Gedanken über den Menschen gemacht hat. Mein Studium der Theaterwissenschaften war zugleich auch ein Menschenstudium. Ich würde mich außerdem als ziemlich reflektierte Person bezeichnen, in meinem Job ist das hilfreich – sich Gedanken zu machen und dran zu bleiben, auch wenn der „Druck im Kessel steigt“, wenn es unangenehm wird. Sich selbst befragen, die Perspektive verändern – all das, was ich für mich anwende, wenn ich Erfahrungen reflektiere und meine eigene Motivation hinterfrage, das kann ich als Facilitator auch in Gruppen einbringen und z.B. fragen: Woran liegt es, dass diese Person so reagiert? Eine empathische Grundhaltung ist ebenso wichtig wie ein positives Menschenbild, das beinhaltet, dass Menschen nicht motiviert werden müssen. Sie SIND motiviert, wenn man ihnen den Raum gibt, ihre Begeisterung zu zeigen.

Die Leute bei ihren Talenten packen, darum geht es mir. Die Frage „Wer kann was?“ muss im Raum stehen, also die Stärken. Nicht das Problem. Wenn wir eine lern- und entwicklungsfreudige Umgebung gestalten wollen, sollten wir die permanente Problemorientierung aufgeben: Wenn wir nicht fragen was fehlt, sondern was da ist, öffnet das ganz neue Möglichkeitsräume. Und eigentlich ist schon alles da… Darauf können wir aufbauen.

MICE Club: Du bist als Facilitator immer mitten im Prozess. Ist es nicht sehr schwierig zwischen Loslassen und Lenken zu entscheiden? Also zu wissen, wann Du lenkend eingreifst und wann Du laufen lassen musst, damit genau das geschehen kann, was dieses Meeting braucht?

Das ist in der Tat schwierig, gelingt mir mit ganz viel Intuition und inzwischen auch Erfahrung. Am Anfang meiner Karriere hatte ich noch nicht die Ruhe, um Unsicherheiten auszuhalten oder Pausen entstehen zu lassen – da bin ich sofort reingesprungen. Dabei sind Lücken immens wichtig, weil in ihnen etwas entsteht. Gedanken brauchen Raum, um sich zu verfestigen und zu wachsen. Wenn man darüber wegbügelt, kann nichts Neues entstehen.

Genauso habe ich aus meiner Erfahrung gelernt, dass Perfektion hinderlich sein kann. Neben der Ordnung muss es auch Chaos geben. Es ist in einem Workshop z.B. einmal passiert, dass sich eine Gruppe so verheddert hatte, dass keiner mehr weiter wusste und dann schauen alle zu mir – „Tina, was machen wir jetzt?“. Aber ich wusste in dem Moment auch nicht weiter - und es ist auch nicht meine Rolle, immer alles zu wissen. Nach einem Moment der Stille stand ein Teilnehmer auf und hat einfach mal versucht, den Faden wieder aufzunehmen und ab da lief es rund. Wie bei einem Rechenschieber, der erst durch die Lücke überhaupt funktioniert.

Zusammengefasst muss ich als Facilitator soweit „drin“ sein, dass ich die Inhalte kenne und die Emotionen mitkriege und so weit „draußen“, dass ich sehen kann, wo der Prozess gerade hängt, um zu helfen, den Flow wieder hinzukriegen. Ich bin immer voll dabei – ich als Tina und das geht teilweise durch und durch, weil ich alles voll abkriege. Deshalb ist mein Job so anstrengend.

MICE Club: Das hört sich an, als wäre Dein Job Knochenarbeit. Was machst Du, um nach einer energiegeladenen Veranstaltung wieder runterzukommen?

Es ist beides – mein Job gibt mir viel Energie und ich brauche Erholungsphasen. Die versuche ich, mir als Pausen in den Kalender einzutragen. Das gelingt mal besser, mal schlechter – in den heißen Phasen kann ich mich nicht einfach rausziehen. Aber wenn die Pausen da sind, dann nutze ich die Kraft der Natur, um runterzukommen. Obwohl ich in Berlin lebe, habe ich einen Garten und hier finde ich den Erholungsraum, den ich benötige. Es ist immer ein Balanceakt zwischen „Gas geben“ und zur Ruhe kommen – deshalb sind Pausen, Stille, Ruhephasen so wichtig.

MICE Club: Das gilt nicht nur für unser Privatleben, auch für Veranstaltungen, oder? Wir sprachen gerade schon über die Wichtigkeit von Pausen, damit Neues entstehen kann. Erkennen immer mehr Organisatoren die Wichtigkeit von Pausen in der Agenda, nicht nur zum Netzwerken?

Pausen werden leider zu oft mit einem „um zu“ belegt: als „Puffer“, falls ein Vortrag länger dauert, als Networking-Area und für menschliche Bedürfnisse. Viele verkennen immer noch die Dringlichkeit von Pausen – vor allem zum fließenden Verarbeiten von Erfahrungen. Meiner Meinung nach benötigen wir auch deswegen andere Meeting-Formate. Formate, in denen Pausen dazu gehören, in denen der eigene Rhythmus zählt und wo der Mensch selbst entscheiden kann, wann es für ihn Zeit wird, das Gehörte zu verarbeiten. Wenn jemand „voll“ ist, muss er erst mal Platz schaffen und verdauen, sonst findet kein Lernen statt.

MICE Club: Selbst zu entscheiden, wann ich eine Pause brauche, das klingt so einfach und ist so schwierig. Warum ist das so?

Es ist tief in uns drin, dass jemand anderes uns sagt, wann Pause ist und wie lang. Es verlangt daher eine tiefe Haltungsänderung, selbst seinen Rhythmus zu finden und zu bestimmen. Der Open Space löst dieses Dilemma mit vier Prinzipien, die uns quasi den Segen dazu geben, eigenverantwortlich zu handeln. Eines heißt sehr richtig: “Es beginnt, wenn die Zeit reif ist“.

MICE Club: Wenn es so schwierig für jeden Einzelnen ist – ist es auch Deine Aufgabe als Facilitator zu merken, wann die Luft raus ist? Der Gruppe zu helfen, für sich selbst zu sorgen?

Ja, genau, das mache ich auch total gerne, weil es so einfach ist und so viel bewirkt. Es sind oft ganz banale Dinge – das kann die kurze Pause sein, das geöffnete Fenster oder ich bemerke, dass ein Teil der Gruppe sich nicht wohl fühlt, aber sie merken es selbst nicht oder denken, es gehört halt dazu. Manchmal reicht es, die Körperhaltung zu ändern – vom Sitzen zum Stehen oder umgekehrt, schon ist alle Energie wieder im Prozess, um den es geht und nicht bei körperlichen Befindlichkeiten. Und wenn sich keiner traut, seine Befindlichkeiten anzusprechen, dann liegt es ja nicht daran, dass die Leute blöd sind! Es ist meistens das Setting, das so etwas verhindert. Auch das meine ich, wenn ich davon spreche, wie wichtig es ist, eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.

MICE Club: Fällt es Dir schwer, Dich zurückzunehmen und den Teilnehmern ihren Freiraum zu lassen, auch wenn Du merkst, dass sie aus Deiner Sicht gerade in die falsche Richtung gehen?

Ich bin Dienstleisterin und als solche verstehe ich mich auch. Entweder diene ich der Gruppe, helfe ihr in ihrem Prozess, halte den Raum oder ich diene einem vorher bestimmten Ziel. Dann ist es meine Aufgabe, dieses zu erreichen. Das beinhaltet auch anzusprechen, dass wir gerade die Zielgerade verlassen und dann gemeinsam mit der Gruppe zu prüfen, ob dieses andere Thema oder dieser gerade entstehende Prozess vielleicht Vorrang haben könnte.

Am Anfang habe ich das vor allem getan, um mich zu schützen (vor dem Vorwurf, das vereinbarte Ziel nicht erreicht zu haben). Mittlerweile weiß ich, dass Prozesse etwas anderes sind als ein Plan. Meistens kommt in Gruppenprozessen genau das hoch und geschieht, was gerade dran ist.

MICE Club: Einige Veranstaltungen haben unterschwellig das Ziel, die Teilnehmer zu manipulieren oder ein vorher feststehendes Ergebnis so erscheinen zu lassen, als sei es von den Teilnehmern konsensual erarbeitet worden. Wie gehst Du mit Kunden um, die Du diesbezüglich entlarvst?

Ich lasse mich nicht vor den Karren spannen. Ich bin als Dienstleisterin keine Erfüllungsgehilfin, mein Dienst ist nicht „nach Vorschrift“, ich diene der Sache. Briefings oder Auftragsklärungsgespräche sind deswegen wichtig. Käme mir ein Auftraggeber mit so einer Idee, würde ich wissen wollen, was er mit diesem Vorgehen erreichen will und wie ich dabei helfen kann. Entweder finden wir dann eine gemeinsame Herangehensweise oder ich bin nicht die richtige für den Job.

Oft beginnt mein Job als Facilitator also schon im Briefing, indem ich den Auftraggebern helfe, ihr Anliegen zu konkretisieren, das Ziel zu klären und mir ihr Vertrauen „abhole“. Am Anfang vieler Anfragen steht eine vage Veränderungsidee. Wenn ich ein gutes Format designen will, muss ich ein klares Bild davon vor Augen haben, welche Wirkung erzielt, was am Ende anders sein soll. Das entsteht im Dialog mit vielen Fragen, an dessen Ende meistens ein tolles Format steht - und häufig nicht das, was ursprünglich angefragt war.

MICE Club: Also könnte man sagen, dass du als Facilitator versuchst, Vielfalt zu gestalten? Du hast alles gleichzeitig im Auge - die Menschen, die Ideen, die Befindlichkeiten, die unterschiedlichen Kenntnisse und Erfahrungen der einzelnen Teilnehmer, zudem den Flow des Prozesses, die geeigneten Formate und natürlich das Ziel? Ich denke gerade an den Jongleur im Zirkus, der 10 Teller gleichzeitig tanzen lässt und immer alle aus dem Augenwinkel beobachtet. Und wenn ein Teller droht, den eleganten Schwung zu verlieren, anfängt zu eiern, dann springt der Jongleur, gibt einen zarten Schubs und schon dreht der Teller wieder im Rampenlicht. Was meinst Du, passt dieses Bild?

Schön – so habe ich es noch nie gesehen, aber ich finde, es passt. Ich würde gerne ergänzen: manchmal wird dem Jongleur von außen noch ein Teller reingeworfen oder es fällt eben doch mal einer runter. Beides gehört dazu - und dann wird’s interessant!

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Bildquelle: Tina Gadow

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