„So, zurück an die Arbeit!“ – dieser Satz beendet Meetings. Schon mal über die Aussage nachgedacht? Warum eigentlich herrscht die weit verbreitete Auffassung, dass die Teilnahme an einem Meeting eine Pause ist? Sind viele Meetings deswegen so ineffizient – weil sie nicht Arbeit sind? Oder schließen wir sie gedanklich aus dem Themenkreis Arbeit aus, eben weil sie oftmals ineffizient sind? Huhn? Ei? Egal, denn das Ergebnis bleibt gleich – Meetings gehören zu den schlimmsten Zeiträubern am Arbeitsplatz.

Eric de Groot und Mike van der Vjiver erklären in „Into the heart of meetings“, dass alle Meetings eine Eigenartigkeit gemeinsam haben, nämlich dass das Gravitationszentrum des Geschehens nicht im Meeting liegt. Es liegt immer irgendwo außerhalb, sagen die erfahrenen Meetingmacher. In Meetings bereiten wir Entscheidungen nur vor, wir treffen sie nicht. Wir sprechen über zu erledigende Aufgaben, erledigen sie aber zu einer anderen Zeit, an einem anderen Ort.

Die Herausforderung: eine Brücke schlagen zwischen Arbeit und Meeting

Deshalb seufzen Teilnehmer schlaffer Zusammenkünfte: „Wär ich doch arbeiten gegangen!“ Erfolgreiche Meetings bauen eine Brücke zur „normaler Welt“ indem sie uns etwas mitgeben, das unsere Arbeit besser macht und Entscheidungen leichter. Teilnehmer wollen klare Verbindungen zu ihrem Tun erkennen. Sie brauchen Informationen und Inhalte, die dieses Tun besser, schneller, erfolgreicher machen. Meetings müssen einfach mehr bringen als das Ergebnis: „Gut, dass wir drüber gesprochen haben.“

Die entscheidende Aufgabe im Meetingdesign ist es daher, die Brücke vom „Reden“ zum „Machen“ zu bauen. Teilnehmer zu engagieren und Inhalte so zu präsentieren, dass ihr „Impact“ auf die tägliche Arbeit deutlich wird. Aufbau, Ablauf und Inhalt eines Meetings müssen positiven Einfluss auf das Doing aller Teilnehmer haben.

Wie schaffen wir das?

8 Faktoren für Meetings mit Impact

1. Ohne Ziel kein Weg. Unklare Zielsetzung sorgt für ineffiziente Meetings. Teilnehmer sollten Erwartungen und Ziele vorab für sich und für die Mitstreiter klar definieren. Ohne klare Ziele ist es besser, auf das Zusammentreffen zu verzichten. (Nein, „Wir treffen uns einmal im Monat zum Austausch“ ist kein klares Ziel!)

2. Klare Kommunikation. Wer Redebeiträge für ein Meeting vorbereitet, sollte sich vorab überlegen, auf welche Zielgruppe er trifft. Zielgruppengerechtes Senden vermeidet Wiederholungen und Redundanzen. Wer sich auf die Zuhörer einstellt, der verhindert, dass diese abschalten. Entweder, weil sie sich langweilen oder weil sie nicht folgen können und gezwungen sind, immer wieder nachzufragen. Wer überlegt, mit wem er reden wird, spart die Zeit aller Teilnehmer. Grundsatz außerdem: Konkret werden, nicht vage bleiben. („Das solle man dann mal anpacken“, wird sehr wahrscheinlich keine Aktion hervorrufen. „Das macht Herr Meyer bis nächsten Mittwoch“, dagegen schon.)

3. Kaltstart vorbereiten. Unterschiedliche Wissensstände verschwenden Zeit. Wer einlädt oder organisiert, erstellt eine Agenda und stellt notwendige Informationen vorab zur Verfügung. Wer teilnehmen will, hat die Pflicht, sich vorzubereiten. Nur dann können alle Beteiligten sofort auf einem Niveau zusammenarbeiten. Nicht nett, aber sinnvoll: Stellt sich im Meeting heraus, dass Teilnehmer die von Ihnen mühsam erstellten Informationen nicht gelesen haben, dürfen diese das Meeting gerne verlassen. Sie haben ja anscheinend sowieso Besseres zu tun.

4. Apropos Meeting verlassen – es ist nicht unhöflich zu gehen, wenn es am schönsten ist. Wer schon in der Organisation eines Meetings Interessengruppen und sinnvolle Themenabschnitte bildet, sorgt dafür, dass nur interessierte und betroffene Teilnehmer anwesend sind. Nicht alle müssen alles wissen oder hören oder besprechen – sie können dann schon andere Dinge erledigen. In diesem Zusammenhang gilt auch die Regel: Nicht alle Meetings sind wirklich notwendig – Sie entscheiden, welche sie wirklich brauchen. Das hilft allen, denn: Je weniger Anwesende, desto weniger Redebeiträge – eine Beschränkung auf die Mindestzahl hält Meetings kurz und effizient.

5. Intelligenz lässt sich nicht am Weg, sondern nur am Ergebnis feststellen. (Kasparow) Arbeiten Sie ergebnisorientiert, das festigt die Brücke zwischen „Meeting“ und „normaler Welt“. Aus der Agenda entsteht ein Protokoll mit Follow-Ups. Bevor diese nicht erledigt sind, gibt es kein neues Meeting. Hier würde sowieso nur besprochen, warum Kollege X seine Aufgaben noch nicht erledigen könne.

6. Platzwahl mit Köpfchen. Nicht jedes Meeting braucht einen Konferenzraum. Meetings am Stehtisch z.B. sind automatisch kürzer. Wechseln sie bei längeren Konferenzen öfter mal die Perspektive oder die Sitzordnung. Keine Technik erforderlich? Es muss eigentlich auch keiner mitschreiben? Dann gehen Sie mit den Teilnehmern doch an die frische Luft.

7. Einer sagt, wo´s lang geht. Meetingdemokratie? Schön und gut, aber ein Moderator, der Redezeit erteil und beschneidet, macht Meetings effektiv und effizient.

8. Ein guter Trend: Zentralisierung und Auslagerung des Meeting-Managements. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass auch kleinere Meetings ein deutliches Mehr bringen, wenn sie professionell gemacht sind. Die passenden Räumlichkeiten, die richtige Technik, professionell vorbereitete Unterlagen und eine gelungene Dramaturgie sprechen für sich. Gerade auch in Zeiten, in denen immer mehr interne Meetings per Video-Konferenz, Web-Cast oder Teamviewer gehalten werden, wird die professionelle Begleitung unverzichtbar. Haben Sie das Ihren Kunden schon mal mitgeteilt?

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