Herausfinden, was Kunden wirklich brauchen
Kongresskultur Bregenz entwickelt neue Serviceangebote für Veranstalter
Um Veranstalter von Corporate Events noch besser unterstützen zu können, startete Kongresskultur Bregenz 2018 ein kreatives Projekt zur Angebotsentwicklung – mittels Service Design Thinking.
Wozu Service Design?
In die Rolle von Kunden schlüpfen Service Designer um zu begreifen, welche Bedürfnisse diese haben. Der Zweck: Produkte oder Lösungen zu entwickeln, die für Kunden nützlich und perfekt auf sie zugeschnitten sind. Service Design Thinking meint die grundsätzliche Haltung, Entwicklungen zu hinterfragen. Die Arbeitsweise läuft interdisziplinär. Zentrale Schritte sind gründliche Recherche, Visualisierung, Entwickeln und Testen von Prototypen.
Als Haltung etablieren
Das Team von Kongresskultur Bregenz, dem Veranstaltungszentrum am Bodensee, setzte die Methode des Service Design bereits mehrfach bei Events ein. Seit einiger Zeit macht es sich diese Denkweise auf Unternehmensebene intensiv zunutze, um sämtliche Dienstleistungen unter die Lupe zu nehmen. „Kongresse und Tagungen sind bereits ein wichtiges Standbein. Künftig wollen wir unsere Dienstleistungen für Corporate Events erweitern“, gibt Service-Design-Projektleiterin Ursula Kaufmann als Motiv an.
Wunschkunden sind mutig
Unterstützt von zwei Service-Design-Profis starteten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine umfassende, abteilungsübergreifende Recherche. Mit 16 Personen von Firmen, Convention Bureaus und Eventagenturen führte das Team ausführliche Interviews. Fakten zum Veranstaltungshaus, bestehenden Angeboten, Möglichkeiten, Zielgruppen und Trends wurden erhoben, Wunschkunden definiert. Diese sollten mutig und offen für Neues sein.
Veranstaltungsplanung in 3D
Dann ging’s ans Sammeln von Ideen. Die vielversprechendsten arbeitete das Team weiter aus und lud „echte“ Kunden dazu ein, sie auszuprobieren – mit erfreulichen Ergebnissen: So sollen zum Beispiel Interessierte via Virtual Reality die Räumlichkeiten des Festspielhaus Bregenz vom eigenen Büro aus begehen können. Begleitet vom Projektleiter, der virtuell zugeschaltet ist, spielen potenzielle Kunden unterschiedliche Settings in den verschiedenen Räumen durch. Das erleichtert die Entscheidung für die eigene Veranstaltung.
Sightseeing als Ideenlieferant
Neu ist auch das „Sightseeing“, das Kongresskultur nicht nur auf Anfrage, sondern aktiv anbietet. Dabei können Veranstalter andere Firmenevents im Festspielhaus besuchen und Ideen für ihre eigenen Veranstaltungen mitnehmen. Natürlich im Einverständnis des „Besuchten“. Der Projektleiter oder die Projektleiterin macht die Besucher und Besuchten miteinander bekannt und initiiert nach dem Event noch ein abschließendes Gespräch, das dem Erfahrungsaustausch und der Entwicklung weiterer Ideen dient. „Das Wichtigste ist, ein Vertrauensverhältnis zwischen den beiden Veranstaltern zu schaffen und zu vermitteln, dass sie einen Mehrwert daraus ziehen können“, bekräftigt Ursula Kaufmann und ergänzt: „Dazu braucht es auch eine Portion Offenheit.“
Initialzündung für erfolgreiche Events
Um Kunden frühzeitig und bestmöglich bei der Planung ihrer Veranstaltung zu begleiten, designte das Team von Kongresskultur den „Initialworkshop“. Gemeinsam mit möglichst vielen Beteiligten (Veranstalter, Kunde, Agentur, Projektleiter, Teilnehmer usw.) werden verschiedene Sichtweisen eingeholt und die inhaltlichen wie emotionalen Ziele der Veranstaltung abgefragt. Bedarf es einer besonderen Dramaturgie oder Inszenierung, dann kommen beispielsweise auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der hauseigenen Tischlerei, Raumgestaltung, Bühnenbildnerei oder andere Partner des eigenen großen Netzwerks dazu.
Neugierde treibt an
„Die Methode des Service Designs hilft uns dabei, unser Potenzial voll auszuschöpfen. Der Prozess bringt somit nicht nur unseren Kunden etwas, sondern auch uns selbst. Wir begegnen einander wieder mit Neugierde und Offenheit – die ideale Basis für Innovationen“, freut sich Ursula Kaufmann. Das Angebot an Serviceleistungen soll laufend erweitert werden, um Veranstalter noch besser begleiten zu können.
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Bildquelle: Kongresskultur Bregenz / Gregor Kreuzer und KoenigsFreunde