EventTech

Hebe die Daten und nutze sie!

Welchen Profit können wir aus Big Data generieren? Jeden?

„Keiner von uns in der Medienbranche hat die Chancen von Big Data bisher erkannt!“, sagte Christoph Keese, Axel Springer SE, auf dem Trend Talk „Meet the Beef“. Harter Tobak. Aber wahr? Sehen wir alle nur die Risiken der globalen Datensammlung und vergessen die Chancen?

Big Data meint, vereinfacht gesagt, die Anwendung moderner Technologien zum effektiven Gebrauch von Daten, die wir ohne den Einsatz moderner Technologien gar nicht hätten. Deren sinnvolle Sammlung, Auswertung und vor allem intelligente Nutzung ist ein Thema für sich. Und für uns alle. Big Data hilft uns, Zielgruppen genauer einzukreisen, Kunden positiv zu überraschen oder Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Beschäftigt man sich näher mit dem Thema – was wir im MICE Club ab sofort regelmäßig tun – dann erschließen sich gerade (!) der Meetingbranche spannende Möglichkeiten.

Lean Approach – weniger ist mehr

Über den gesamten Wertschöpfungskreis des Eventmanagements hinweg – Akquise, Planung, Gestaltung, Begleitung, Information und Kommunikation sowie Kontaktpflege – werden mittlerweile Apps und Technologien angeboten, die Machern und Teilnehmern das Leben leichter machen (sollen). Für deren effektiven Einsatz braucht es einen Blick über den Tellerrand und eine regelmäßige Standortbestimmung, um mit der täglichen Weiterentwicklung Schritt zu halten. Wesentlich ist die Erkenntnis, dass technische Anwendungen nicht zum Selbstzweck verkommen dürfen. Wer innovative Technologien einsetzt, um innovativ zu wirken, hat Entscheidendes nicht verstanden. Die Technologien oder Apps stehen immer nur unterstützend im Hintergrund. Sie machen das Leben leichter, für alle. Sie sind selbsterklärend und intuitiv in der Anwendung. Wesentlich ist der überlegte und gezielte Einsatz, weniger ist mehr und viel nicht unbedingt sinnvoll.

Willkommen im Dorf

Dank Big Data wird die Welt zum Dorf. Frau Krämer im Dorfladen weiß von jedem ihrer Kunden, wer er ist, was er mag und wen er nicht mag. Diese Informationen können wir heute zu jedem Veranstaltungsteilnehmer generieren. Wo kommt er her, welche Ausbildung, Berufserfahrung hat er, welche Interessen? Für welches Unternehmen arbeitet er gerade, mit wem hat er gearbeitet? Wer von diesen Firmen ist noch in der Nähe? Welche Netzwerkkontakte von ihm sind gerade vor Ort? Und so weiter.

Mit diesen Daten können wir Veranstaltungen auf die Teilnehmer maßschneidern. Und wir können ihnen diese Daten zur Verfügung stellen, so dass sie mehr Nutzen aus ihrer Anwesenheit ziehen können. Mittlerweile erwarten Teilnehmer ein personalisiertes Angebot, erklärt Jeff Hurt, Velvet Chainsaw Consulting in seiner 20+ Trendübersicht für 2014. Sie erwarten zudem aussagekräftige Leads und umfassende Teilnehmerdaten.

Zur Datenerhebung lassen sich zwei Angelpunkte nutzen. Zum einen Teilnehmermanagement-Tools, wie z.B. – Guest-One, amiando, EMENDO Edison oder Pinkee. Diese bieten den Teilnehmern schnelles Check-in und Zusatznutzen durch Programmempfehlungen und geteilte Daten. Der andere wesentliche Angelpunkt sind Konferenzlebensläufe, die entstehen, wenn Kontakt und Kommunikation mit den Teilnehmern das ganze Jahr über gepflegt werden. Dank Social Media und Konferenzplattformen verlieren wir den Besucher nicht mehr aus den Augen, sondern begleiten ihn das ganze Jahr mit Zusatzinformation und Meinungsaustausch.

Exkurs – Die dicke Tante Berta

Wann haben Sie die letzte Familienfeier durchlitten, weil Sie – sagen wir mal - neben der dicken Tante Berta sitzen mussten? Und wie inspirierend fanden Sie die letzte Konferenz, weil Ihr Nachbar zufällig Ihre Interessen teilte? Wirklich zufällig? Big Data ermöglicht Seating, Gruppierung sowie Teilnehmerführung nach gemeinsamen Interessen und kann im Umkehrschluss mögliche Spannungsfelder vermeiden.

Essenziell – die Conference-Guide App

Apps bieten Teilnehmerinformation à la carte. Jahrzehntelang war das Namensschild Dreh- und Angelpunkt für Networking auf Veranstaltungen. Hals verdrehen, unauffällig lesen und dann entscheiden, ob der Gegenüber „nützlich“ ist. Heute helfen Social Media und Conference-Guide Apps, nicht nur – aber auch, beim Networking.

Laut Trendforscher Corbin Ball gibt es mittlerweile mehr als 100 Anbieter für Conference-Guide Apps. Sie stellen allgemeine Informationen, Kontakte und Netzwerke zur Verfügung, integrieren soziale Medien und Analysen, bieten personalisierte Zeitplanung, dazu Gaming, Videos und vieles mehr. Alle Infos können vor Ort auch in QR-Codes verfügbar gemacht und sofort „geladen“ werden. Öffentliche Verkehrsmittel und Hotelinformationen, Eintrittskarten und Terminerinnerungen – jeder Teilnehmer trägt seine individuelle Meeting-Agenda mobil mit sich. Ein Event ohne eigene App? Unvorstellbar.

Spannend ist in diesem Zusammenhang auch das Thema „Geofencing“ zur automatisierten Information und Registrierung. Sobald der Besucher ein definiertes Geo-Fenster betritt, wird er registriert und erhält seine Agenda. Content Curration Tools, wie z.B. Conferize unterstützen den Teilnehmer in seinem Meetingerlebnis. Sie sammeln zentral alle spezifischen Daten zu einem Event und stellen sie online zur Verfügung.

Big Data verbessert nicht nur Planung und Durchführung, sondern vor allem die Kommunikation der Teilnehmer untereinander. Meetingplaner nutzen diese Möglichkeiten, um Mehrwerte zu generieren, Gemeinschaft und das Live-Erlebnis zu stärken.

Meetingdesign – Das Live-Erlebnis

Community und Interaktion sind die Megatrends im modernen Meetingdesign. Mike van der Vijver erklärt in seinem Ratgeber „Into the heart of meetings“, dass die Gruppe immer bessere Ergebnisse erreicht als der Einzelne. Moderne Technologien unterstützen diese „Schwarmintelligenz“ und machen neue Veranstaltungsformen und neues Erleben für den Einzelnen möglich. Das Prinzip des Crowdsourcings ist eine hervorragende Grundlage für ein Verständnis der Nutzungsmöglichkeiten von Big Data. Hier dient die Menge (der Teilnehmer/Kunden…) als Quelle für einfach alles, Apps ermöglichen ihre Beteiligung, ihr Involvement. Das beginnt beim (Mit-)Teilen von Eindrücken, Kommentaren oder Kontakten und geht weiter zur gegenseitigen „Befruchtung“ durch das Teilen von Inhalten, Services oder Themen. Durch Crowdsourcing erarbeiten Meetingteilnehmer Inhalte auch in größeren Gruppen gemeinsam und tragen sie dadurch viel intensiver mit.

Was möglich ist, wird auch möglich gemacht. Technologie stellt nicht nur Daten zur schnelleren und effizienteren Nutzung besser zur Verfügung – sie bereichert oder erweitert diese um Zusatzinformationen und schafft damit ganz neue Nutzererlebnisse. Augmented Reality ist das Stichwort. Der spielerische Ansatz („Gamification“) der Datennutzung tritt hier in den Vordergrund, schafft aber auch tatsächlichen Informationswert. Durch die Erweiterung unserer Realität um computeranimierte Bestandteile lassen sich z.B. virtuelle Site Inspections planen, animierte Saalpläne weisen den individuellen Weg im Hallendickicht und individuelle Ortungsdienste heben bekannte Netzwerkkontakte in der Teilnehmerrunde hervor.

Zukunftsmusik? Nö, Alles schon da.

Mehr Aufmerksamkeit, mehr Nutzen, mehr Erfolg, höherer Profit und bessere Kostenkontrolle. Die Botschaft ist klar – Big Data birgt derartig viele Potenziale, dass Ignoranz sträflich wäre. Ist die Meetingindustrie hier wirklich auf dem aktuellen Stand?

All die hier skizzierten Möglichkeiten sind real. Wesentliche Botschaft ist, dass Big Data auch bei Ihnen längst vorhanden ist. Viele Daten liegen bereits vor, noch mehr lassen sich problemlos erheben. Entscheidend ist immer die Kanalisierung und Auswertung, die Nutzung der Daten. Moderne Technologien machen sie immer einfacher, allerdings bleibt die – sagen wir – Intelligenz dahinter immer der Macher. Denn nur wer die richtigen Fragen stellt, bekommt die passenden Antworten.

Wesentlich am hier beschriebenen Umgang mit Big Data ist die sinnvolle, sichere und einvernehmliche Nutzung der Daten. Es geht um eine Win-Win-Situation, in der Veranstalter und Teilnehmer gleichermaßen profitieren. Wir wollen den Konsumenten nicht zum Datenlieferanten degradieren, wir wollen nicht für die Machtübernahme von Software plädieren. Wir sollten uns in einer Branche, die so immens davon profitieren kann, aber auch nicht den Möglichkeiten moderner Technologien verschließen.

Was meinen Sie dazu – sehen Sie Big Data, kritisch oder optimistisch? Welche Apps haben Sie schon ausprobiert, welche Chancen sehen Sie? Wir freuen uns über Input und Diskurs unter info@mice-club.com, Facebook oder in unserer XING-Gruppe „MICE Club".

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