Eventsoftware einkaufen oder selber entwickeln?
Welche Gedanken Sie sich bei dieser Entscheidung machen sollten
Sie haben sich entschieden und Ihr Team davon überzeugt, eine Software fürs Eventmanagement zu nutzen und so zukünftige Events effizienter zu planen, Teilnehmerzahlen zu erhöhen und jederzeit den Überblick über Kosten und ROI zu haben. Nun stellt sich aber schon die nächste Frage: Ist es schneller, kostengünstiger und unkomplizierter, eine Softwarelösung selber zu entwickeln, oder stellt sich der Kauf einer von einem auf Eventmanagementtechnologie spezialisierten Anbieter erstellten Lösung als sinnvoller heraus?
Wir haben für Sie eine Auswahl der wichtigsten Punkte zusammengestellt, die es bei dieser Entscheidung zu beachten gibt:
Upgrades und Erweiterungen
Wenn auch die Erstellung eines eigenen Systems auf den ersten Blick kostengünstiger erscheint, so fallen neben den anfänglichen Entwicklungskosten später wiederkehrende Ausgaben und Zeitaufwand an, um die Software und Webseiten zu pflegen, zu aktualiseren und weiterzuentwickeln – Aufwendungen, die oft außer Acht gelassen werden. Ein spezialisiertes Technologieunternehmen hingegen investiert einen Großteil seiner Ressourcen in Erweiterungen der Software und kann Ihnen regelmässige Updates garantieren.
Websiteerstellung
Einen Programmierer speziell für die Entwicklung einer individuellen Eventwebseite einzustellen, ist kostspielig. Müssen Sie bei jeder noch so kleinen Änderung im Eventprogramm den IT-Experten um Hilfe beim Aktualisieren des Webseiteninhalts bitten, verlangsamt sich Ihr Planungsprozess zudem wesentlich. Mit speziellen Eventmanagementprogrammen können Sie selber jederzeit kleine Änderungen vornehmen und Vorlagen für die Seitenerstellung verwenden.
Integration
Einer der schwierigsten sowie teuersten Aspekte der Entwicklung eines Registrierungssystems stellt die Anbindung an existierende Datenbanken und Programme dar. Spezialisierte Eventmanagementsoftware bietet Ihnen eine nahtlose Integration mit der eigenen Webseite sowie anderen führenden SaaS-Lösungen und hilft Ihnen so, Daten mit anderen in Ihrer Organisation genutzen Systemen zu synchronisieren.
Hosting
Die meisten Billig-Hosting-Lösungen für Eventwebseiten, über die Teilnehmerdaten und Zahlungen laufen, sind weder zuverlässig noch sicher genug. Anbieter mit Kerngeschäft Eventmanagementtechnologie bieten Ihnen sicheres Hosting und stabile Server. Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen besteht zudem darin, dass Sie jederzeit von überall auf Ihren Account zugreifen können und nicht durch eine installierte Software auf Ihren Geschäftscomputer beschränkt sind.
Support
Es kann eine Herausforderung sein, die Hilfe zu bekommen, die man für das Auf- und Umsetzen seines Events benötigt. Extra IT-Experten einzustellen ist kostspielig. Anbieter von Eventtechnologie sollten Ihnen die Zügel in die Hand geben und die Nutzung der Software mithilfe von Unterlagen, Trainings und einem erstklassigen und erfahrenen Support-Team vereinfachen.
Weitere Vor- und Nachteile der beiden Optionen finden Sie hier.
Das könnte Sie auch interessieren:
- „Technologie ist ein Mittel, um Dinge leichter zu machen“
- Die virtuelle Zukunft wird unheimlich real
- Warum wir endlich aufhören sollten, Events in Excel zu planen
Bildquelle: Cvent