Die 7 Gesetzmäßigkeiten im Meeting Design
Wer die Variablen kennt, kann die Regeln brechen
Physische Begegnungen stärken nicht nur Gemeinschaft, sie sind Grundlage, Bedingung und damit Kernansatzpunkt in der Meetingarchitektur. Ich bin da, also fühle ich – und zwar nicht nur die Nähe anderer Menschen, sondern auch Temperatur, Frischluft, Lichtgestaltung oder Gerüche, die in der Luft liegen. Ein Bukett körperlicher Empfindungen entscheidet darüber, ob Meetingteilnehmer sich wohl fühlen oder nicht. Aus den Neurowissenschaften wissen wir, dass Menschen, die damit beschäftigt sind sich unwohl zu fühlen, nicht denken können. Anders ausgedrückt: Solange „niedrige“ Empfindungen unser Denken prägen, ist kein Platz für höhere Gefühle.
Alleine vor diesem Hintergrund wird klar, dass die weit verbreitete Meinung, Meetings wären mit dem klassischen Handwerkszeug der Sekretariate und/oder Marketingabteilungen zu organisieren, so nicht stimmen kann. Auch wenn Meetings im Outfit des „Daily Business“ daher kommen, haben sie doch ihre ganz eigenen Gesetze.
Die 7 Gesetzmäßigkeiten im Meeting Design
1. Die Vorgaben der körperlichen Anwesenheit
Das Alleinstellungsmerkmal von Meetings ist das tatsächliche Aufeinandertreffen von Menschen, ihre physische Anwesenheit. Meetingplaner bezeichnen Meetings als temporäres Ökosystem, das durch die Interaktion aller Beteiligten funktioniert. Anders gesagt: Meetings binden Menschen ein – der Erfolg hängt von ihrem Verhalten ab. Wenn also – wie oben geschrieben – trotz Digitalisierung und Virtualisierung der Bereich Live-Kommunikation immer wichtiger wird, dann kann das nur einen Grund haben: Das tatsächliche Aufeinandertreffen von Menschen eröffnet den gesamten Reichtum der menschlichen Interaktion und physischen Reaktion. Auf der anderen Seite steigert Involvement auch das Risiko eines Kontrollverlustes, den nur erfahrene Meetingdesigner wagen oder sogar nutzen können. Wer Menschen einbindet, schafft eine neue Ebene – über den reinen Austausch von Wissen, Worten und Intellekt hinaus eröffnen sich Intuition, Inspiration und Kreativität, aus denen neue Ideen erst möglich werden. Wer also „Body“ und „Mind“ verbindet, schafft bessere Ergebnisse.
2. Der erforderliche Impetus auf die Realwelt
Meetings sind Parallelwelten, das echte Leben findet woanders statt („Wäre ich doch arbeiten gegangen“). Bereits eingangs wurde beschrieben, dass der Erfolg von Meetings davon abhängt, dass sie zum Einen diese Besonderheit nutzen, zum Anderen den Teilnehmern Sinn und Nutzen für die Realwelt bieten. Wer Ideen aus einem Meeting mitnehmen kann, um sie in der Realität anzuwenden und umzusetzen, wird das Meeting positiv empfinden. Meeting Design schlägt die Brücke zwischen Innen und Außen und schafft es, die Imagination zu nutzen, um die Realität zu repräsentieren.
3. Die Grundlagen der Inszenierung
Meetings bieten eine Bühne. Das beginnt ganz profan mit den Eindrücken, die wir von Theaterbesuchen kennen – es gibt eine Garderobe, einen Empfang, ein Programm. Wer die Bühne gezielt einsetzt, kann mit Fiktionen spielen, um den Alltag begreifbarer zu machen. Durch Experimente oder „Was-wäre-wenn-Szenarien“ spielt der Meetingdesigner mit Realitäten. Indem sie Dinge anders machen oder erleben, eröffnen sich den Teilnehmern neue Perspektiven und Einsichten über ihre Welt „draußen“. Es ist wie im Theater – eine unechte Welt, in der echte Gefühle erzeugt werden. Ein wesentlicher Unterschied zum Theater – der Zuschauer wird zum Mitmacher, der Empfänger muss auch senden. Damit steigt die Gefahr, sich falsch zu verhalten und damit die Anforderungen an den Planer, den Rahmen so zu setzen, dass Teilnehmer sich trauen. Nur so werden sie ihr Wissen preisgeben.
4. Die Vorgaben der Schwarmintelligenz
Wissen ist die Währung für Meetings. Teilnehmer beurteilen Meetings nach der Menge an Wissen, das sie dort erworben haben, um es dann in der Realwelt umzusetzen. In Meetings getroffene Entscheidungen benötigen zunächst eine gemeinsame Wissensbasis. Aber wo ist das Wissen in Meetings? Experten sagen: überall. Wer Meetings als Frontalvortrag gestaltet und mit „Gibt es noch Fragen?“ beendet, verschenkt daher 99% des im Raum vorhandenen Wissens. Trotzdem hält sich nachhaltig die Meinung, dass nur der Experte – im Zweifel also der Referent – das Wissen mitbringt, das Teilnehmer dann mitnehmen. Eigentlich ist es aber so, dass bei der Gesamtheit der Teilnehmer immer mehr Wissen vorhanden ist, als beim Referenten. Andere Sichtweisen, Erfahrungshintergründe oder auch kulturelle Hintergründe bringen die Macht der Schwarmintelligenz ins Spiel. Meeting Design kann Kollektivwissen aktivieren, indem es Formate nutzt, die vom konventionellen Wissensaustauch (Fachmann = Redner / Masse = Empfänger) abweichen.
5. Das Vorhandensein unterschiedlicher Erwartungshaltungen
Erwartungshaltungen basieren, genau wie Wissen, auf unterschiedlichen Erfahrungshintergründen. Das hat etwas mit kulturellen Unterschieden zu tun, mit dem Alter, mit geschlechtsspezifischen Unterschieden – die gesamte Bandbereite des aktuellen Trends „Diversity“ spielt zusammen und sorgt dafür, dass Meetingplaner diese Unterschiede bedenken müssen. Verschiedene Nationen haben extrem unterschiedliche Meetingtraditionen gelernt. Während der Südeuropäer z.B. eine Agenda als Ratschlag sieht, betrachtet der Koreaner dieselbe als Gesetzmäßigkeit. Wer diese Verschiedenheiten nicht beachtet, provoziert Konflikte und Unzufriedenheit.
Wie networken Teilnehmer, wie frei sprechen sie in der Öffentlichkeit? Trotz oder gerade wegen der verschiedenen Erwartungshaltungen und Temperamente können Meetings erfolgreich sein. Kompromisse sind allerdings schwierig, denn gegenseitige Rücksichtnahme ist zwar freundlich gemeint, begrenzt aber das Potenzial jedes Einzelnen.
6. Das Gesetz der gelernten Reihenfolge
Reihenfolgen vermitteln eine immanente Botschaft. In den Charts steht der erfolgreichste Titel auf Platz eins, in der Zeitung das Aktuellste auf der Titelseite. Meetings haben Ablaufvorgaben, die man kennen muss. Zum Einen um sie einzuhalten oder zum Anderen, um zu verstehen was passiert, wenn man sie nicht einhält.
Die Stelle, an der eine Information vermittelt wird oder ein Redner auftritt, bestimmt deren Wichtigkeit, wird damit zum Teil der Inszenierung. Auch Zeit ist ein wesentlicher Faktor in der Live-Kommunikation – sie gibt Struktur und den Erfahrungen einen Sinn. Wenn etwas mit der Zeit passiert, fragen wir nach dem Sinn – ist z.B. die Mittagspause zu lang, vermuten wir, dass ein Redner ausgefallen ist. Zeit strukturiert durch Kontinuität, wenn wir eine Interaktion unterbrechen, können wir sie zerstören. Überziehen wir den Zeitplan, verpassen wir im Zweifel den wichtigsten Moment eines Meetings – den bleibenden Eindruck, den ein wohlgesetzter Endpunkt vermittelt hätte.
7. Das Wunder der Eigendynamik: Die Magie von Meetings
Zeitplan und Eigendynamik sind kein Widerspruch, im Gegenteil. Die zeitliche Dramaturgie schafft den Rahmen für Interaktion. In diesem Rahmen entsteht ein Szenario abseits der realen Welt, in dem durch das Zusammenspiel von Teilnehmern, ihrem Wissen, Erfahrungen und Hintergründen etwas ganz Neues entstehen kann. Das ist die Magie, die im Meeting aufkommt, denn dieses „Neue“ ist die Voraussetzung für Bewegung und Innovation und damit für erfolgreiche Meetings.
Quelle: MindMeeting
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