EventTech, Best Practice - Tagung/Kongress

App dich UP – Teil 2!

Event-Apps aus Teilnehmersicht

Es gibt sie, diese Momente. Tür auf und… keiner da, den man kennt. 50 unbekannte Gesichter starren einem entgegen. Boden – tu dich auf! Jetzt! Oder – auch ein Highlight – Tür auf und… gar keiner da. Weil falsche Zeit, falscher Ort oder falsche Zeit und falscher Ort. Jeder kennt das – Sie nicht? In unbekannten Umgebungen fühlen wir uns immer ein bisschen unsicher – der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Events sind aber prädestiniert für dieses „ET“-Gefühl. Selbst Profis, die jährlich dutzende Venues bereisen, sind noch davon betroffen.

Je schneller ein Teilnehmer sich wohl fühlt, desto mehr wird er von der Veranstaltung profitieren. Also gilt es, aus der fremden eine vertraute Umgebung zu machen, indem man dem Teilnehmer die Möglichkeit gibt, seine eigene Komfortzone zu schaffen.

Schön wäre es, wenn man jedem Teilnehmer einen persönlichen Begleiter zur Seite stellen könnte. Einen, der den Teilnehmer sehr gut kennt. Dieser Begleiter könnte passend informieren, den Teilnehmer zu den für ihn interessanten Vorträgen oder Messeständen führen, ihn den richtigen und wichtigen Gesprächspartnern vorstellen und auch darauf hinweisen, falls Bekannte vor Ort zu finden sind. Auch in unangenehmen Gesprächspausen hätte der Begleiter immer noch etwas parat, worüber man reden kann – denn er kennt ja auch die anderen Teilnehmer und kann auf gemeinsame Interessen hinweisen. Dieser Begleiter kennt sich auch in der Stadt aus und weiß, welchen Club man nach einem – natürlich guten - Abendessen noch besuchen kann. Außerdem hat er vorab eine Auswahl an Hotelzimmern und Flügen vorgeschlagen und auch den Transport organisiert. Beim Check-In genügt ein Klick, weil der perfekt informierte Begleiter natürlich schon alles parat hatte und nach der Veranstaltung meldet er sich noch regelmäßig, um den Kontakt zu halten und zu pflegen.

Hübsche Geschäftsidee, oder?

Du bist nicht allein - 6 mal Mehrwert aus Teilnehmersicht

Gut gemachte Konferenz-Apps bieten Teilnehmern genau diese Begleitung: vor, während und nach dem Event. Event-App-Gestalter wie Genie-Connect oder Conference-Compass sowie viele der auf der umfangreichen Liste von Technologieexperte Corbin Ball gelisteten machen es leicht, die individuellen Guides zu jeder Veranstaltung als App anzubieten und damit Information, Organisation sowie Kontakt und Kommunikation zu managen. Es gibt viele gute Gründe, warum Veranstalter Apps einsetzen sollten. Getreu der Devise „Die Veranstaltung muss dem Teilnehmer gefallen, nicht dem Veranstalter“ sollten Sie dabei aber den Mehrwert für die Zielgruppe im Auge behalten.

Mehrwert 1 - Information

Gästelisten, Programmübersichten, Referentenporträts, Lage-, Hallen- oder Stadtpläne, Videos, Spiele, Social Media-Anbindung, Theaterprogramme und Restaurantführer, Stadtmagazine oder Taxiruf– es gibt endlose Möglichkeiten, eine Event-App mit Inhalten zu füllen; viel mehr als in eine Konferenzmappe jemals passen würden. Als Teilnehmer wünsche ich mir hier eine gut getroffene Auswahl durch jemanden, der vorab schon mitgedacht hat. Eine App sollte überlegt und gezielt Inhalte zur Verfügung stellen. Zielgruppenorientierung ist extrem wichtig. Die App für eine Aktionärsversammlung beispielsweise bietet ganz andere Inhalte als die App für eine Games-Konferenz. Viel hilft nicht immer viel – wenige, genau abgestimmte Informationen und Funktionen machen die App zum wirklich genutzten Tool.

Mein persönliches Highlight: Als Teilnehmer, einmal registriert, habe ich immer und überall die aktuellsten Daten im Abruf. E-Mails mit Betreff „Update zum gestrigen Update“ gibt es nicht mehr und damit auch keine Excel-Listen in 20 Versionen auf dem Server.

Mehrwert 2 - Individualität

Für den Teilnehmer wird die Veranstaltung vertraut und einzigartig, wenn er sie nach seinen Interessen vorbereiten und gestalten kann. Eine App ist viel mehr als der Webauftritt einer Veranstaltung. Ich kann Informationen nicht nur nachschlagen, sondern anreichern, speichern, teilen und vor allem sie mit einfachem Suchen auch wiederfinden. Einer der ersten App-Anbieter Doubledutch mit Sitz in San Francisco und Amsterdam stellt dieses Feature in den Vordergrund und führt an, dass eine personalisierte, mobile Agenda die Teilnehmerbegeisterung deutlich steigert.

Mehrwert 3 - Orientierung

Sag mir, wer du bist und ich sag dir, wo du hinwillst. Event-Apps geben Orientierung im Wirrwarr von Räumen, Wegen und Veranstaltungen. Sie erinnern an Termine, warnen ad-hoc bei Raumverlegungen und weisen auf für mich interessante Referenten hin. Sie sind nicht nur Navigation – sie schlagen sogar das Ziel vor.

Mehrwert 4 - Kommunikation und Kontakt

Event-Apps unterstützen Austausch und Kommunikation vor, während und nach einem Event. Sie bereichern den zentralen Erfolgsfaktor Networking, indem sie Kommunikation einfach machen, Plattform und Anlass gleichermaßen bereitstellen. Spotme zum Beispiel hat seine App ganz auf das Thema interaktive Kommunikation bei Events ausgerichtet – man „spricht Event“, indem man Barrieren abbaut, Bewegung unterstützt und den Dialog bereichert. Bizzabo bezeichnet sich selbst als führende Networkingplattform für Veranstalter und Teilnehmer. Die App integriert Social Media, um interaktive Event-Communities zu schaffen. „Networking soll sich nicht wie Arbeit anfühlen“, meint man dort.

Über Event-Communities kann ich meinen Kreis Gleichgesinnter erweitern und so auch neue Events kennenlernen. Wer bist du, was interessiert dich? Cool, da muss ich auch hin.

Mehrwert 5 - Alle schon da!

Apps bringen uns in Kontakt – siehe oben. Sie machen auch die Terminfindung leichter – Doodle wirkt da schon antiquiert, kollaborative Eventplanung geht über Social Scheduling-Plattformen wie Plancast oder Tymefly. Durch die Einbindung über App und Social Media wird die Terminplanung sehr transparent. Hier lassen sich z.B. über geteilte Gästelisten schon im Vorfeld eines Meetings Verabredungen mit bestimmten Leuten treffen. Auch ganz nett: ich kann nicht nur sehen, wer vor Ort sein wird, sondern auch wie viele. Wenn die App mir dann auch noch sagt, wie viele Parkplätze zur Verfügung stehen, dann greife ich gerne auf den ÖPNV-Plan in der App zurück. So sollte es zumindest idealerweise sein. Und damit sind wir beim

Mehrwert 6 - Ease of Use

Eigentlich der Mehrwert, der die anderen erst zum Tragen bringt: Anwenderfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit. „Ich hab mal ein bisschen rumgespielt, aber das ist mir alles zu kompliziert.“ Das darf nicht sein, auch nicht bei Neulingen. Eine App ist kein Dschungel, sondern eine Liane: schlank, grazil und zielsicher!

Das ist vielleicht auch der Grund, warum trotz toller Event-Apps Twitter und Xing für viele Eventprofis die wichtigsten Plattformen blieben. Hoher Nutzwert durch Bekanntheit – sowohl der Funktionen als auch der „Anwesenden“ – aber wo bleibt die Lust am Neuen, die „Neu“-Gierde? Ingo Becker von Mindrockets bezeichnete jedenfalls 2011 noch Twitter als die zentrale Kommunikationsplattform bei Veranstaltungen jeglicher Art – wie ein informativer Fluss.

Was hat sich seitdem geändert? Wie und wo haben Sie Event-Apps genutzt und wie waren Ihre Erfahrungen – wir sind sehr interessiert an allen positiven und negativen Erfahrungen, die sie mit Event-Apps gemacht haben. Erzählen Sie es mir!

Weitere Beiträge zum Thema Event-Technik: