EventTech, Best Practice - Tagung/Kongress

App dich Up! Event-Apps im Tagesgeschäft der Veranstalter – Pro und Contra

„Ein Event ohne eigene App – undenkbar!“ Das habe ich selbst geschrieben, schauen sie nach. Da habe ich mich aber weit aus dem Fenster gelehnt – wenn man in Betracht zieht, dass die allermeisten Veranstalter (immer noch) keine Apps einsetzen.

Entweder aus Budgetgründen oder einfach, weil sie das Potenzial der Apps nicht kennen oder nicht wichtig finden. Im März 2013 wurden dazu weltweit 16.000 Unternehmen befragt. 75% der Mittelständler (weniger als 1 Milliarde Dollar Umsatz) und 71% der Konzerne (über 1 Milliarde Dollar Umsatz) gaben an, dass sie sehr selten oder nie Apps für ihre Veranstaltungen nutzen (Quelle: International Meetings Review).

7 mal pro und contra für Veranstalter

Doch klar ist: Apps können sowohl Veranstaltern als auch Teilnehmern einen echten Mehrwert bieten. Die Chance, dass fast jeder Teilnehmer seinen Bildschirm mit sich trägt und mobil vernetzt ist, muss das Eventbusiness für sich nutzen. In einer Branche, in der Veranstalter und „Kunden“ meist an fremden Orten mit neuen Kontakten und Themen konfrontiert werden, ist es fahrlässig, die Orientierungs- und Informationsfunktion einer App nicht zu nutzen. Zudem ist die Branche geprägt von Schnelligkeit, Schnelllebigkeit, Kosten- und Konkurrenzdruck. Apps können bei kosteneffizienter Planung und Abwicklung helfen und zudem den Kundenfokus stärken.

Hier zeigen wir Ihnen, welche Vorteile Event-Apps Veranstaltern bringen können – aber auch, wie sie es schaffen können, den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu torpedieren.

1. Prima Planen

Im Bereich Konferenzmanagement unterstützen Apps wie Confcast den gesamten Livecycle der Veranstaltungsplanung. Themen, Räume, Referenten, Einladungslisten, Zeitpläne usw. werden in einem Portal erstellt und können interaktiv und überall bearbeitet und aktualisiert werden. Im Portal können mehrere Planer zusammen arbeiten, Ideen und Daten austauschen, alles bleibt aktuell und verfügbar.

Highlight: Auch die Schnittstellen zu Marketing, Vertrieb und Dienstleistern werden aus diesem Datenpool bedient. Die Gefahr von Fehlern beim Datenaustausch oder der Informationsweitergabe sinkt exponentiell.

Torpedo: Zauberwort Benutzer-Akzeptanz. Plattformen funktionieren nur, wenn alle mitmachen und alle Daten verfügbar sind. Sobald einzelne Personen oder Abteilungen ausscheren und weiter auf Excel setzen, ist der Nutzen hinfällig. Was hilft? Alle Beteiligten bereits in den Planungsprozess einbinden, informieren und schulen. Bei der Auswahl zu allererst auf Nutzerfreundlichkeit achten.

2. Einfach Integrieren

Apropos Schnittstelle – die meisten Anbieter setzen auf Plattformoffenheit. Erst so lässt sich die Wertschöpfungskette voll ausnutzen. Datenübernahmen aus Office, Teilnehmerdaten aus Notes, Termine aus verschiedenen Planungssystemen, Karten, Pläne oder Bilder – gerade im Bereich der Eventplanung muss eine Vielzahl von Daten mit Dienstleistern und Teilnehmern ausgetauscht werden.

Super im Tagesgeschäft: Verlängern Sie die Wertschöpfungskette bis in die Finanzbuchhaltung. So wird die Rechnungsstellung schnell, richtig und nachvollziehbar.

Torpedo: Viele Apps polarisieren eine Welt – Apple oder Android. Damit werden Funktionen, die auf Interaktion setzen, unmöglich. Was hilft? Achten Sie darauf, dass die App alle Betriebssysteme unterstützt.

3. Perfekt Personalisieren

Mit einer eigenen App wird jede Veranstaltung einzigartig – im Auftritt ebenso wie aus Teilnehmersicht. App-Anbieter EventMobi sagt „Zeigen Sie Marke“ und bietet eine einfache Lösung zur App-Gestaltung, die das genaue Branding mit Logo, Farbschema, Einbindung der Corporate Website usw. genauso einfach macht wie das Erstellen einer White-Label Lösung.

Ihr Benefit: „Wer hat‘s gemacht?“ Klares Branding bringt Ihr Unternehmen in den Blick der Teilnehmer.

Torpedo: Viel hilft viel. Momentan sind viele Apps überfrachtet. Die Toolanbieter stellen „mächtige“ Plattformen zur Verfügung und die Unternehmen bedienen sich unreflektiert. Was hilft? Klarer Fokus auf Teilnehmer, Veranstaltungsziel und -zweck. Apps ersetzen keine Strategie. Essenziell: Content Management Systeme (CMS) – die App muss vom Veranstalter selbst gepflegt werden, nicht vom Tool-Anbieter.

4. Konstant kommunizieren

Für Veranstalter geht es beim Einsatz von Apps um größere Reichweite in der Promotion, Verstärkung der Weiterempfehlung, aktuellere und einfachere Kommunikation mit Teilnehmern vor, während und nach dem Event. Bizzabo z.B. bezeichnet sich selbst als führende Networking-Plattform für Veranstalter und Teilnehmer. Die App integriert Social Media, um interaktive Event-Communities zu schaffen. Speziallösungen wie z.B. MeetingsConnect versprechen ebenfalls das entscheidende „Mehr“ beim Kontakterfolg.

Favorit: Durch die Echtzeit-Beteiligung kommen Teilnehmer in Kontakt und die Veranstaltung in Schwung. Tools wie Lumishow oder Sendsteps können dabei unterstützen. App-Anbieter Concise liefert übrigens die iPads gleich mit.

Torpedo: Was passiert mit meinen Daten? Viele Teilnehmer sind verunsichert und möchten Apps nicht einsetzen, weil sie keine persönlichen Daten preisgeben wollen. Was hilft? Transparenz und Datenschutz. Investieren Sie von Anfang an in ein solides Datenschutzkonzept und kommunizieren Sie das auch. Geben Sie den Teilnehmern Wahlmöglichkeiten bei der Preisgabe von persönlichen Daten und Informationen. Anbieter wie Trippe (TB Konferenz) machen es vor.

5. Direkt dabei

Das Check-in mit App-Unterstützung von z.B. Eventcheckin , Webges oder Checkineasy muss nicht mehr am Desk stattfinden. Per Barcode/QR-Code oder Name checken Ihre Mitarbeiter die Teilnehmer mit Smartphone oder Tablet ein. Ganz entspannt, während diese schon networken. Alternativ gibt es Möglichkeiten zum Self-Check-in. Dann ist der Teilnehmer „drin“, und kann sofort auf alle Informationen zur Veranstaltung zugreifen, individualisiert nach seinem Bedarf. Eventbrite zeigt step-für-step, wie Check-in mit einer App funktionieren kann.

Lieblings-Gadget: Immer mit einem Auge am Eingang, damit Sie den VIP des Tages nicht verpassen? Nicht mehr nötig – die App gibt Ihnen sofort Bescheid. Auch total schick: „Geofencing“ bietet automatisierte Information und Registrierung. Sobald der Besucher ein definiertes Geo-Fenster betritt, wird er registriert und erhält seine Agenda.

Torpedo: Technik ist nur so gut, wie der, der sie bedient. Gerade im Ablaufhandling werden viele Helfer beteiligt sein, die vielleicht zum ersten Mal mit einer App in Berührung kommen. Was hilft? Stellen Sie durch Information und Schulung sicher, dass Alle das System kennen. Ihre Mitarbeiter sollen eigene Geräte zum Check-in einsetzen? Prüfen Sie vorher die Funktionsfähigkeit und Aktualität der Betriebssysteme – stellen Sie den Datenschutz bis zum letzten Endgerät sicher.

6. Komplette Kontrolle

ROI ist wichtiger als WOW. Daher lieben Planer Apps, die schnelle Analysen und Zahlen in Echtzeit bieten wie z.B. planning pod oder Gruupmeet sowie die unter Punkt 1 genannten Planungstools. Bei der Budgetierung zeigen sie Auswirkungen von Änderungen per Knopfdruck. Vor, während und nach der Veranstaltung sind Teilnehmerzahlen und -daten in Echtzeit verfügbar.

Zusatznutzen: Feedbackabfragen per App während der Veranstaltung erhalten eine deutlich höhere Response als auf Fragebögen aus Papier – oder nachgelagerte „Wie hat Ihnen die Veranstaltung gefallen?“- Mails.

Torpedo: Traue keiner Statistik, die Du nicht selber gefälscht hast. Wie aussagekräftig sind Zahlen wirklich, wenn es darum geht, etwas zu messen, das so viel vom „Mood“ abhängig ist, wie Events? Was tun, wenn das Teilnehmerfeedback gut war, die gefühlte Stimmung aber nicht? Tipp: Technik ist gut – Bauchgefühl besser. Das gilt nicht nur – aber auch – für das Event-Controlling. Ein effektives Controlling ersetzt nicht gesunden Menschenverstand und Anwesenheit.

7. Bleibende Bindung

Multi-Event-Plattform heißt das Zauberwort. Apps werden zunehmend genutzt, um Teilnehmer übergreifend an das Unternehmen oder ein Thema zu binden. Das spart Kosten und bietet Zusatznutzen durch mehr Information und Engagement, das ganze Jahr über. Diese Anbieter bieten Multi-Event-App-Plattformen: QuickMobile.com; CrowdCompass.com; DoubleDutch.me; TripBuilderMedia.com, Certain.com, Core-Apps.com, GenieConnect.com, Guidebook.com.

Benfit: Planer und Teilnehmer müssen sich nicht ständig an neue Funktionen gewöhnen.

Torpedo: Siehe Punkt 3 – Auch hier gilt wieder das Prinzip: „Don´t drink an plan! – also das Vernunftprinzip beim Einkauf und Einsatz von Technologie. Tipp: Überfrachten Sie Ihre Teilnehmer nicht mit Information übers Jahr. Bedenken Sie, dass diese auch in anderen Medien zuhause sind. Setzen Sie Informationen und Funktionen gezielt ein.

Setzen Sie Informationen und Funktionen gezielt ein. Nein, das ist kein Textfehler. Der Satz steht mit Absicht noch einmal hier. Weil er Pro und Contra des Einsatzes von Event-Apps gleichermaßen umfasst. Mit einer App haben Sie einerseits die Möglichkeit, Information und Funktion gezielt auf Ihre Zielgruppe zuzuschneiden; andererseits haben Sie die Aufgabe, diese Information und Funktion überlegt anzubieten, um Ihren Teilnehmern echten Mehrwert und nicht nur Spielerei zu bieten.

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