7 Erwartungen: Was sich Besucher von einer Konferenz erhoffen
Vor einigen Jahren hat es Besuchern von Konferenzen noch ausgereicht, am Veranstaltungsort auf bekannte Gesichter zu treffen, einen netten Tag außerhalb des gewohnten Alltags zu verbringen und dabei noch ein paar Tipps und Tricks mit nach Hause zu nehmen. Die Zeiten und Ansprüche ändern sich. Das heutige Publikum ist anspruchsvoller geworden − und das ist auch gut so. Nur, wie begegnet die MICE-Branche den neuen Erwartungshaltungen?
Chris Cuhls schreibt für den MICE Club:
Sieben Erwartungshaltungen, die eine Verbindung erzeugen
Eine Konferenz muss eine Verbindung mit Besuchern aufbauen. Diese Verbindung ist eine geheimnisvolle Chemie, die mich als Konzeptioner und Regisseur später spüren lässt, ob das Publikum mit den Inhalten wie dem Erlebnis in Resonanz tritt. Um eine gute Verbindung mit der Zielgruppe aufzubauen, sollte man bei der Konzeption von Kongressen diese sieben Erwartungshaltungen von Konferenzteilnehmern im Kopf haben:
1. „Das wusste ich noch nicht!“ − Auf dem neusten Stand
Besucher wollen keine veralteten oder allgemein im Internet verfügbaren Informationen auf einer Tagung erneut vorgekaut bekommen. Sie wollen die aktuellsten und idealerweise neue Informationen. » Dies bedeutet auch, dass Redemanuskripte und Präsentationsdeadlines unter Umständen sehr kurzfristig gehalten werden müssen. Relevante Informationen aktuell in Echtzeit aufzubereiten sowie zu visualisieren, wird Aufmerksamkeit steigern. Kombiniert mit fachmännischer Bewertung kann dies zu WOW-Momenten führen.
2. „Können Sie mir helfen?“ − Anregungen bis ins Detail
Tagungsbesucher kommen mit spezifischen Fragestellungen, für die sie sich von einer Konferenz Lösungsansätze versprechen. Sie suchen nach Antworten zu ihren realen Problemen. » Daher erwarten sie von der Konferenz anwendungsspezifische Orientierungsmöglichkeiten. Es bietet sich auch an, praktische Informationen zur Konferenz wie Anreise, WLAN-Situation und so weiter vorab in den sozialen Kanälen zu kommunizieren. Eine Infomail mit Antworten auf die häufigsten Fragen aller Teilnehmer sorgt für Sicherheit bei den Teilnehmern und schafft für den Veranstalter Freiraum, sich auf die wirklich wichtigen Dinge vor Ort zu konzentrieren.
3. „Das muss ich erst mal verdauen“ − Zeit zum Austausch
Teilnehmer benötigen Zeit, um neue Informationen zu verarbeiten und in ihre Situation umzusetzen. Sie müssen die „ownership“ von neuartigen Konzeptansätzen erlangen. » Bei der Konzeption von Meetingmaßnahmen sollte daher darauf geachtet werden, dass den Teilnehmern ausreichend Raum und Zeit geboten wird, damit die gehörten Inhalte verarbeitet werden können. Um das Gelernte in die Praxis umzusetzen zu können, müssen die Informationen diskutiert, Ideen ausgetauscht und den Inhalten Bedeutung zugemessen werden. Im Dialog kann das Wissen noch mehr vertieft werden.
4. „Das nehm ich mit!“ − Anleitung zur Implementierung
Konferenzteilnehmer benötigen in jeder Einheit Zeit, um entscheiden zu können, wie sie das Gehörte in ihrem Alltag anwenden können. Dies ist ein wichtiger und oftmals vernachlässigter Teil bei den meist vollgepackten Konferenzen. » Jeder Teilnehmer sollte mit konkreten Handlungsschritten aus einer Session herausgehen. Denn spätestens am Ende einer Session wartet der Blackberry mit der nächsten Ablenkung aus dem Büro...
5. „Das macht Spaß!“ − Unterhaltung und Professionalität
Wer hat gesagt, dass Wissensvermittlung, Bildung und Informationen langweilig aufbereitet sein müssen? Zuschauer erwarten immer noch unterhalten zu werden − unabhängig vom Inhalt. Ein beflügelter Begriff dazu ist „Infotainment“ oder „Edutainment“. Die Gestaltung durch unterhaltsame Elemente weckt das Interesse. Bewusst eingesetzte Irritation schafft dabei neue Aufmerksamkeit. » In jedem Fall müssen die Konferenzinhalte zu dem Erfahrungshorizont der Teilnehmer passen und in der Erlebnisrealtität der Zielgruppe Anklang finden. Und das unbedingt in kurzweiliger Art und Weise.
6. „Nice to meet you“ − Vernetzung der Besucher
Menschen sehnen sich nach realer Begegnung. Dies ist der Grund, warum viele Besucher Fachtagungen und Messen besuchen. Warum nicht Anreize bieten, um passgenau auf alte und neue Kontakte im spezifischen Themengebieten zu treffen? Dazu gibt es mittlerweile viele technische wie praktisch-kreative Möglichkeiten, um genau die richtigen Menschen miteinander in Kontakt zu bringen. Wo sonst, als bei einer Fachtagung ist dies ideal möglich − die Chancen werden aber viel zu selten ausgeschöpft. » » Ein praktischer Punkt ist, Namensschilder mit gut leserlicher Schriftgröße zur Verfügung zu stellen. So können bekannte Gesichter mit den richtigen Namen zugeordnet oder Kontakte, die man immer schon mal ansprechen wollte, identifiziert werden.
7. „Hier kann ich mitwirken!“ − Interaktion und Partizipation
In Zeiten immer enger verzahnter digitaler Kommunikation ist die Partizipation von Besuchern einfacher denn je zu gestalten. Nicht nur zur Konferenz, schon im Vorfeld können Teilnehmer über Themen abstimmen und in Echtzeit während eines Vortrags mitbestimmen, was diskutiert werden soll. Aktuelle Umfragen binden das Wissen und die Expertise des Fachpublikums ein. Ein Feedback hilft, direkt vor Ort noch höhere Rückmeldungsquoten mit dem gerade erlebten einzufangen und für die weitere Konzeption einzusetzen. So werden Teilnehmer von passiven Konsumenten zu aktiven Mitbestimmern.
Fazit: Großartige Konferenzerlebnisse sind das perfekte Zusammenspiel vieler Teile − von der Logistik über relevante Inhalte bis zur Kreation von besonderen Momenten. Wenn Konferenzen mit Erlebnissen sowie bei den Inhalten diese sieben Erwartungshaltungen von Besuchern begegnen, werden sich Teilnehmer gut fühlen, sich fachlich verbessern, an die Inhalte erinnern und können für ihre vor Ort festgelegten nächsten Schritte motiviert werden. Abgesehen davon werden sich der Mehrwert und die Verbindungen einer guten Konferenz schnell rumsprechen. Vermutlich wird sich dies auch in wachsenden Teilnehmerzahlen niederschlagen.
Welches sind Ihre Erfahrungen mit Erwartungshaltungen von Konferenzbesuchern? Was ist Ihnen in der Verbindung mit Konferenzteilnehmern wichtig? Was kann eine Konferenz nicht leisten, wird aber von Besuchern erwartet? Was ist selbstverständlich?
Ich freue mich auf Feedback – gerne auch über meinen Facebook Kanal!
Gastautor: Chris Cuhls ist als diplomierter Medienmanager in Köln ansässig. Als Eventregisseur, Konzeptioner und Show-Producer ist er mit der Live-Kommunikation namhafter Konzerne betraut. Auf seinem Blog schreibt er zu Themen der Dramaturgie, Inszenierung und Konzeption.
Bildquelle Headerbild: Udo Geisler Bildquelle kleines Bild: Chris Cuhls